Case Akademibokhandeln
Mit zentralisierten Prozessen zum erfolgreichen Weihnachtsgeschäft

Einführung

Akademibokhandeln ist mit 107 Filialen und einem Onlineshop Schwedens führende Buchhandlung. Die Branche ist von großen Herausforderungen geprägt: Knapp 20 Prozent ihrer Einnahmen werden in nur drei Wochen im Jahr generiert – der Vorweihnachtszeit, die Hauptsaison für Buchkäufe. Zudem müssen Buchhändler die Nachfrage für stets neue Titel ohne Verkaufshistorie prognostizieren. Diese Besonderheiten stellen die Supply-Chain des Buchhändlers vor große Herausforderungen.

Hintergrund

Vor RELEX implementierte Akademibokhandeln bereits ein anderes System, das jedoch nicht die gewünschten Ergebnisse lieferte. Auch eine der wichtigsten Funktionen für Akademikbokhandeln, eine zentralisierte Disposition, konnte das System nicht bieten – das Projekt wurde eingestellt. Bestandskontrolle und Bestellen waren zeit- und arbeitsaufwändige Vorgänge, die jede Woche in jeder Filiale einen erheblichen Teil der Arbeitszeit mehrerer Personen beanspruchten. Hier bestand Verbesserungsbedarf.

Akademibokhandeln sah sich deshalb nach einem neuen System um. Wichtigste Kriterien waren die vollständige Zentralisierung der Disposition und eine genauere, effektivere Kontrolle der Weihnachtsverkaufsspitze.

Die größte Herausforderung – Weihnachten

Akademibokhandeln wollte die Weihnachtssaison einfach und effizient managen sowie alle neuen Bucherscheinungen verwalten, ohne Margen oder die Qualität seines exzellenten Kundenservice zu gefährden.

Im Herbst 2014 begann die Pilotphase mit fünf Filialen. Vor der Entscheidung wollte Akademikbokhandeln RELEX während der wichtigsten Verkaufsphase testen – im Weihnachtsgeschäft.

„Hier bewies RELEX seinen Wert”, so Anton Hellström, Supply Chain Manager bei Akademibokhandeln und dessen Tochter bokus.com. „Da RELEX so agil und nutzerfreundlich ist, können wir es leicht selbst auf neue Situationen anpassen. Bei herkömmlichen Systemen muss alles im Voraus festgelegt werden. Das macht schnelles Reagieren auf sich ändernde Umstände schwierig.“

Bei der Implementierung wurde das System so optimiert, dass es Mindestlosgrößen für Bestellungen setzt, statt jeweils einzelne Bücher zu bearbeiten. RELEX hält automatisch die Preisbeschränkungen von Lieferanten ein – das reduziert manuelle, zeitaufwändige Arbeit. Produkte mit niedrigem Absatz laufen automatisch aus dem Sortiment aus, so dass Bestand und Verkäufe sich auf Top-Seller konzentrieren. Auch Rabattierungen wurden abgestimmt: Der Bestand von Titeln reduziert sich am Abkündigungsdatum auf null.

Dies und die Prognostizierung neuer Titel zum Beispiel durch automatisches Anwenden saisonaler Profile wirkte sich stark auf das Weihnachtsgeschäft in der Pilotphase aus. Akademibokhandeln war sehr zufrieden und entschloss sich zum nächsten Schritt. Die Sicherheitsbestände erforderten noch Feinabstimmung, da es noch Fälle von Überbeständen gab, was in der folgenden Saison leicht korrigiert wurde. Zu dieser Zeit arbeiteten bereits alle Filialen des Händlers mit RELEX.

Die Implementierung verlief reibungslos. Das IT- und SCM-Team des Buchhändlers trugen maßgeblich zum Erfolg bei. „Die Kollegen bei Akademibokhandeln waren aufgeschlossen und begierig darauf, das System zu meistern. Sie reagierten schnell auf jede neue Herausforderung”, so Johanna Småros, CMO und Mitbegründerin von RELEX Solutions.

Ergebnisse

RELEX realisierte alle Ziele von Akademibokhandeln. In der Weihnachtssaison stieg die Verfügbarkeit um über zwei Prozentpunkte (pp) und in der restlichen Zeit um 1,5 pp. Der Prognose- und Dispositionsprozess von Akademibokhandeln für die Filialen ist nun zentralisiert. Die Weihnachtssaison wird effektiv gemanagt, mit verbesserter Verfügbarkeit neuer Bucherscheinungen und des regulären Sortiments.

„Da 20 Prozent unserer Verkäufe in drei Wochen entstehen, ist das für unsere Supply-Chain eine sehr intensive Phase und eine große Herausforderung“, berichtet Hellström. „In diesen drei Wochen hat das RELEX-Team gezeigt, was es kann, und dass das System alles bewältigt. Mit RELEX können wir uns darauf verlassen, dass unsere Prozesse reibungslos laufen.”

Akademibokhandeln wollte sicherstellen, dass der Input seiner Filialmitarbeiter auch in dem zentralisierten Prozess Eingang findet. Begeisterung und Wissen der Mitarbeiter sind im Buchhandel oft außergewöhnlich. Obwohl nun alles zentral ge­managt wird, können Mitarbeiter vor Ort weiterhin Titel wählen, die hervorgehoben und beworben werden. Das fördert das Engagement und den individuellen Charakter der Filialen sowie die Bindung der Leser vor Ort.

Hervorragender Kundenservice hat für Akademibokhandeln höchste Priorität – Zeitersparnis beim Nachbestellen stärkt diesen noch. Zwei Mitarbeiter erledigen in wenigen Stunden pro Woche, was zuvor pro Filiale mehrere Personen täglich Stunden kostete. Die Zeit fließt nun in den Kundenservice.