Bestandsmanagement im Pharmahandel (Teil 2): Substitutionen und Generika handhaben

Jun 27, 2022 • 4 min

Im ersten Teil unseres Blogbeitrags ging es um die Herausforderungen, denen sich Apotheken beim Bestandsmanagement verschreibungspflichtiger Medikamente gegenübersehen. Apotheken müssen bedenken, dass ein Kunde zu einem Konkurrenten gehen könnte, wenn ein wichtiges Medikament nicht sofort verfügbar ist: Das führt zu Umsatzeinbußen und negativen Auswirkungen auf die Wettbewerbsfähigkeit des Standorts.

Es ist jedoch nicht damit getan, dass Apotheken immer einen angemessenen Bestand vorrätig haben – das ist nur der erste Schritt. Sie müssen auch in der Lage sein, die zusätzlichen Komplexitäten des Arzneimittelmanagements zu bewältigen: Dazu zählt beispielsweise der Fall, dass ein Apotheker ein Markenmedikament durch ein Generikum ersetzt oder für ein Rezept ein neues „bevorzugtes“ Generikum dispensiert.

Um sicherzustellen, dass sie die laufende Nachfrage ohne Unterbrechung befriedigen und ihren Kunden einen hervorragenden Service bieten, benötigen Apotheken ein Bestandsverwaltungssystem, das Substitutionen und Änderungen der Einstufung als „bevorzugt“ berücksichtigen und die künftige Disposition automatisch anpassen kann.

Wie sich Substitutionen auf das Bestandsmanagement von Medikamenten auswirken

Obwohl eine hohe Produktverfügbarkeit für jeden Einzelhändler wichtig ist, hat ein einzelner ausverkaufter Artikel in der Regel keine großen Auswirkungen. Sucht ein Supermarktkunde zum Beispiel eine Müsli-Sorte, die nicht im Regal steht, entscheidet er sich wahrscheinlich für eine andere Marke oder Geschmacksrichtung. Will der Kunde eines Möbelhändlers einen neuen Couchtisch von einer bestimmten Marke kaufen, kann er eine andere wählen, wenn die gewünschte nicht sofort verfügbar ist.

Ein Apotheker jedoch kann nicht einfach ein verschriebenes Medikament, das nicht vorrätig ist, durch ein ähnliches ersetzen, das er auf Lager hat. Ist ein Arzneimittel nicht vorrätig, muss der Apotheker gegebenenfalls den verschreibenden Arzt konsultieren, um festzustellen, welche Ersatzprodukte für den Kunden in Frage kommen und welche nicht. Verschiedene Packungsgrößen kann der Apotheker unter Umständen austauschen, etwa eine Packung mit 100 Kapseln gegen zwei Packungen mit 50 Tabletten des gleichen Medikaments.

Obwohl Produktsubstitutionen manchmal notwendig sind, sollten sie besser vermieden werden. In jeder Situation, in der Apotheken ein nicht mehr vorrätiges Medikament durch ein vorrätiges ersetzen müssen, benötigen sie ein zuverlässiges Bestandsmanagementsystem, das die Ersetzung berücksichtigen und die künftige Disposition entsprechend automatisch anpasst.

Hohe Verfügbarkeit erfordert sorgfältige Bestellung und Belieferung von Generika

Wenn mehrere Hersteller dasselbe Generikum herstellen, müssen die Apotheken sicherstellen, dass sie ihre Bestände je nach den aktuellen Umständen bei dem am besten geeigneten Unternehmen bestellen. Zwar sieht der Kunde nicht, ob das Generikum eines Herstellers durch das eines anderen ersetzt wurde, dennoch können ähnliche Probleme bei der Bestandsverwaltung auftreten wie bei anderen Produktersetzungen. Und natürlich muss die Apotheke sicherstellen, dass sie ihren Kunden einen hohen Servicegrad bietet.

In einigen Fällen können staatliche Behörden oder Krankenkassen einen Hersteller und das von ihm produzierte Generikum als bevorzugt einstufen. Die Einstufung als „bevorzugt“ bedeutet, dass das von diesem Hersteller produzierte Medikament für die Apotheke und/oder den Endkunden subventioniert oder rabattiert wird, während dies für die Generika anderer Hersteller nicht gilt.

Die Einstufung als bevorzugt ist nicht festgeschrieben und kann sich je nach den örtlichen Vorschriften und Bestimmungen regelmäßig und häufig ändern. In Schweden beispielsweise informieren die Behörden jeden Monat aktuell über die bevorzugten Generika für Markenarzneimittel – in Dänemark ist dies sogar alle zwei Wochen der Fall.

In anderen Fällen können mehrere Hersteller eines Generikums gleichzeitig als bevorzugt eingestuft werden – oder auch gar keiner. Stattdessen obliegt es dann der Apotheke, auf der Grundlage von Faktoren wie Preis und Verfügbarkeit, (die sich im Laufe der Zeit ändern können) oder lokalen Kriterien wie Filial-Verkäufen oder regionalen Prioritätskennzahlen zu entscheiden, bei welchem Hersteller sie eine Bestellung aufgibt.

In der Regel schwankt die Nachfrage nach einem Arzneimittel jedoch nicht als Reaktion darauf, dass die Apotheke den Hersteller, bei dem sie bestellt, ändert. Kunden, die mit einem Rezept in die Apotheke kommen, erwarten, dass sie ihre Bestellung umgehend aus dem vorrätigen Bestand erhalten, unabhängig davon, woher dieser stammt.

Deshalb muss die Apotheke in der Lage sein, ihr Bestandsmanagementsystem so zu konfigurieren, dass es automatisch erkennt, welcher Hersteller als bevorzugt eingestuft wurde. Auch muss das System in der Lage sein, anhand festgelegter Regeln (etwa in Bezug auf Preis oder Verfügbarkeit) zu ermitteln, welcher Hersteller der beste Lieferant für eine Bestellung ist. Im nächsten Schritt ist ein modernes System dann in der Lage, die Gesamtnachfrage in der Produktkategorie oder die Nachfrage nach dem zuvor bevorzugten Produkt (basierend auf dessen Verkaufshistorie) auf das neue bevorzugte Produkt zu übertragen.

Die Nachfrage auf Arzneimittel- und Kategorie-Ebene erkennen

Um erfolgreich zu sein, brauchen Apotheken ein Bestandsmanagementsystem, das:

Substitutionen berücksichtigen kann.
den Bedarf an Arzneimitteln innerhalb einer Gruppe von Medikamenten erkennen kann, die alle denselben Wirkstoff enthalten und denselben therapeutischen Nutzen haben.
die Disposition automatisiert, indem die bekannte Nachfrage innerhalb einer Kategorie von einem Medikament auf ein anderes übertragen wird, wenn Bestellungen aufgrund einer Änderung der Einstufung als bevorzugt oder aus Gründen von Preis oder Verfügbarkeit bei verschiedenen Herstellern aufgegeben werden.

Wird solch ein automatisiertes System genutzt, können sich die Supply-Chain-Planer auf anspruchsvolle Tätigkeiten konzentrieren, bei denen ihr Fachwissen die größtmögliche Wirkung entfalten kann.

Auch wenn die Verwaltung von Rezepten im Handel einzigartig ist, haben Apotheken die gleichen Ziele wie andere Einzelhändler: Sie möchten ihre Kunden zufriedenstellen, indem sie ihnen das bieten, was sie wünschen und wann sie es wünschen. Gleichzeitig müssen sie ihre Gewinnspannen schützen, indem sie Überbestände und Verderb vermeiden. Durch den Einsatz intelligenter Technologie zum Ausbalancieren von Verfügbarkeit und Kapazität sind Apotheken weltweit gut gerüstet, um ihre Kunden zu versorgen und in einem sich ständig verändernden Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.