Die Dirk Rossmann GmbH, hierzulande als Rossmann bekannt, ist Deutschlands zweitgrößte Drogeriemarktkette. Das 1972 gegründete Unternehmen betreibt mehr als 4.000 Filialen in insgesamt acht Ländern. Gemessen am Umsatz gehört der Drogist zu den zehn wichtigsten Lebensmitteleinzelhändlern Deutschlands.
Rossmann hatte vor der Einführung von RELEX verschiedene Systeme für die Logistikplanung im Einsatz: Für die Verwaltung von Promotions und Saisons verließ sich das Unternehmen auf eigens entwickelte Add-ons. Das führte zu verschiedenen, nicht verknüpften Supply-Chain-Prozessen, was eine einheitliche Planung und die übergreifende Entscheidungsfindung für die Filialen in Deutschland erschwerte.
Das Unternehmen erkannte, dass die bestehende Lösung seinen komplexen Anforderungen nicht mehr gerecht wurde. Daraufhin verglich Rossmann die Systeme verschiedener Anbieter, um eine passende Supply-Chain-Software zu finden. Diese sollte die Kernprozesse – von mehrstufigem Bestands- und Dispositionsmanagement bis hin zur Planung für Promotions und Saisons – in einem einzigen, zentralisierten System vereinen. Ein weiterer Punkt auf Rossmanns Anforderungsliste an das neue System war ein Höchstmaß an Flexibilität – gleichzeitig durften dafür keine umfangreichen Programmierkenntnisse erforderlich sein.
Rossmann definierte vier Grundvoraussetzungen, die die neue Software erfüllen musste:
- Höhere Verfügbarkeit gewährleisten
- Die Bestände senken
- Das Managen von Kampagnenprodukten verbessern
- Ein einziges, zentralisiertes System zur Verfügung stellen, um die Lieferströme von Beständen und Kampagnenprodukten zu managen
Schneller Rollout, schnelle Ergebnisse
Nach eingehender Prüfung verschiedener Anbieter entschied sich Rossmann 2015 für RELEX und war damit der erste große Kunde von RELEX in Deutschland. Die Software überzeugte aufgrund ihrer Flexibilität und individuellen Anpassbarkeit bei Prognosen, Dispositions- und Kampagnenplanung. Im Februar 2017 begann der Rollout auf alle deutschen Filialen und Verteilzentren des Händlers; im September des gleichen Jahres war er abgeschlossen. Der anfängliche Projektumfang beinhaltete RELEX’ integrierte Supply-Chain-Planung und Kampagnenprognosen sowie hochentwickelte Features wie etwa Bestandsprojektionen, Benachrichtigungen über Kapazitätsengpässe, dynamische Lieferpläne für Lagerbestellungen und die Möglichkeit, Änderungen im Lieferantennetzwerk bei der Planung von Kapazitäts- und Dispositionsprozessen zu berücksichtigen.
RELEX kalkuliert die Bestellungen für Rossmanns komplettes aktives Sortiment (rund 35 Millionen Produktstandorte). Das Team des Einzelhändlers nahm die Feinabstimmung der Konfigurationen vor und überprüfte die Bestellprozesse in allen Kategorien, bevor die nächsten Schritte eingeleitet wurden. So konnte sich das Team vor jedem Go-Live von der Qualität der Kalkulationen überzeugen und gleichzeitig mit jeder Aktualisierung einer Verschlechterung der System-Performance vorbeugen.
Die integrierten Prognose- und Dispositionsfähigkeiten des RELEX-Systems wirkten sich beinahe sofort auf die Verfügbarkeit aus: In der ersten Vorweihnachtssaison nach der Implementierung reduzierte Rossmann Out-of-Stocks um 17 Prozent – während der ersten Ostersaison nach der Implementierung kam es sogar zu 25 Prozent weniger Out-of-Stocks. Innerhalb von drei Monaten nach der Implementierung von RELEX reduzierte sich die Anzahl der Filialen, in denen es während der Saison zu Verfügbarkeitsproblemen kam, um 85 Prozent. Diese Verfügbarkeitsgewinne wurden erzielt, obwohl die Bestandszahlen ab dem Go-Live von RELEX leicht gesenkt werden konnten.
Einige Anforderungen von Rossmann an die Planungssoftware sind stark auf unternehmensspezifische Prozesse bezogen. So spielen Werbekampagnen eine zentrale Rolle in Rossmanns Geschäftsmodell. Für Aktionsware und allgemeine Sortimentsartikel hatte der Drogeriemarkt separate Lieferflüsse etabliert: Das Planungssystem musste eine individuelle Kontrolle beider Ströme erlauben.
Die RELEX-Plattform erhöhte die Transparenz und die damit verbundene frühzeitige Sichtbarkeit aufkommender Engpässe und Absatzprognosen, wodurch das Team von Rossmann das Timing und die Priorisierung von Kampagnenbestellungen und -lieferungen optimierte. Die Software integrierte zudem Informationen über Regalkapazitäten sowohl für Kampagnenprodukte als auch für das Standardsortiment in der automatischen Disposition. Durch diese Features der RELEX-Software konnte Rossmann die Effizienz erhöhen, die für die Regalauffüllung in den Filialen benötigte Zeit reduzieren und die logistische Sicherheit steigern. Die Bestände von Kampagnenartikeln sanken um 30 Prozent, während es im Jahresvergleich zu 10 Prozent weniger Out-of-Stocks bei Aktionswaren kam.
Der RELEX-Vorteil: Eine flexible und anpassbare Lösung
Nach abgeschlossenem Rollout stand für Rossmann fest, welches Merkmal des RELEX-Systems den größten Geschäftsnutzen bietet: Das RELEX-Prinzip, das „Konfigurieren statt Programmieren“ lautet.
„Die Software bietet uns sehr viele Optionen, flexibel zu sein und schnell auf neue Anforderungen und Gegebenheiten zu reagieren – und das ganz ohne Programmierkenntnisse. Mit unserem alten System wäre das nie machbar gewesen“, berichtet Jürgen Mattulke, Leiter Bestandsmanagement bei Rossmann.
Benutzer der RELEX-Software können das System individuell nach ihren spezifischen Geschäftsbedarfen ohne Programmierkenntnisse konfigurieren. Dieser Vorteil ermöglichte es den Rossmann-Teams unternehmensspezifische Konfigurationen mit nur minimaler Hilfestellung durch RELEX vorzunehmen – und in vielen Fällen sogar völlig selbstständig.
Dadurch, dass die Prozesse zur Spezifikation, Implementierung und Testung vorrangig firmenintern gehalten werden, konnte Rossmann nicht nur Entwicklungskosten in signifikantem Maße einsparen, sondern auch eine interne Innovationskultur vorantreiben, die eine schnelle Übernahme von Ideen in die Produktionsumgebung – binnen Tagen statt Monaten – ermöglicht. Auch die Qualität von Prozessänderungen wurde verbessert, wodurch das Unternehmen Tausende von Beratungstagen sowie wertvolle Zeit sparte, die für externe Meetings hätte aufgebracht werden müssen.
Dieses hohe Maß an Kontrolle über das System ermöglicht es Rossmann, kreativ mit den Funktionen der RELEX-Software zu experimentieren. Szenarien lassen sich auf einfache Weise testen und neue Konzepte zur Verbesserung der Supply-Chain-Prozesse erforschen. So entwickelte die Drogeriemarktkette ihre Geschäftsprozesse fortwährend weiter und erstellte Hunderte individualisierter Konfigurationen und Logiken.
„Der größte Vorteil der Software ist, dass wir sie relativ einfach an unsere Geschäftsprozesse anpassen können“, fasst Mattulke zusammen. „Wir sind nicht wie bei anderen Systemen gezwungen, unsere Prozesse an die Software anzugleichen, sondern können RELEX an unsere Prozesse anpassen.“
Erfolgreiches Krisenmanagement in der Coronapandemie mit flexiblen Updates
Wie die meisten Einzelhändler auf der Welt stand auch Rossmann angesichts der Coronapandemie vor großen Herausforderungen. Um die Versorgung seiner Kunden mit essenziellen Produkten während des enormen Nachfrageanstiegs zu gewährleisten, musste das Rossmann-Team die automatisierten Prozesse schnell anpassen. Das Team um Mattulke entwickelte daher einen Prozess, um Bestellpositionen zu managen und sowohl nicht-essenziellen Artikeln als auch Produkten, die nicht Gefahr liefen, Out-of-Stock zu gehen, eine niedrigere Priorität einzuräumen. Das half, die kritischsten Produktgruppen effektiv zu managen und die Verfügbarkeit des Nachschubs bei den Lieferanten sicherzustellen. Von der Idee bis zur Umsetzung im System dauerte es gerade einmal zwei Tage, sodass Rossmann sehr schnell auf die geänderte Nachfrage reagieren konnte und Knappheiten sowie Out-of-Stocks von essenziellen Produkten in der akuten Phase der Pandemie minimiert wurden.
Die Coronakrise führte auch zu einer massiven Verschiebung des Kundenaufkommens: Als es zum Lockdown kam, verzeichneten die für gewöhnlich umsatzstarken Filialen in den Innenstädten einen Umsatzeinbruch von 50 Prozent – die Filialen in den Vororten dagegen erlebten einen entsprechenden Anstieg des Umsatzvolumens. Um diese Verschiebung zu bewältigen, berechnete Rossmann die Prognosen auf Standortebene. Dies erlaubte, die individuellen Bedarfe jeder Filiale zu berücksichtigen und Bestände entsprechend der Nachfrage vor Ort hoch- oder runterzufahren.
„Mit dem Einsatz von RELEX im gesamten Unternehmen konnten wir erfolgreich durch die Coronakrise navigieren, die einzelnen Filialen unterstützen und unseren Kunden auch in dieser außergewöhnlichen Phase der Nachfrageverschiebung ein hohes Serviceniveau bieten“, erklärt Mattulke. „Mit unserem alten System wäre das nie machbar gewesen. Mit RELEX können wir sehr schnell auf neue Anforderungen und Gegebenheiten reagieren. Dank der Flexibilität des Systems kommen uns immer wieder neue Ideen, wie wir Prozesse ändern und umsetzen können, über die wir anfangs noch gar nicht nachgedacht hatten. Gerade in der akuten Phase der Pandemie, als wir der veränderten Nachfrage schnell gerecht werden mussten, war das ein großer Vorteil.“