Fallstudie: Bubbies Eiscreme
S&OP mit großer Wirkung bei Bubbies Ice Cream

Nach zehn Jahren der Perfektionierung ihrer Premium-Mochi-Eiscreme lief es für Bubbies Ice Cream gut. Der strategische Umzug des Unternehmens vom heimischen Hawaii zu einem neuen Hauptsitz und einer neuen Produktionsstätte in Phoenix, AZ, sorgte schließlich für den Durchbruch des Unternehmens – und zwar sehr schnell! Innerhalb von drei Jahren schossen die Verkaufszahlen in die Höhe, nachdem sich Mochi einen Namen bei den Kunden im ganzen Land gemacht hatte. Die größte Herausforderung für Bubbies bestand darin, mit der Nachfrage Schritt zu halten.

Vorbereitung auf das Wachstum und Überwindung der Kapazitätsprobleme

Angesichts des rasanten Wachstums übertraf die Nachfrage die Produktionskapazität und setzte die Planungsfunktionen von Bubbies unter Druck. Das Unternehmen verfügte weder über die Produktionsplanung noch über die Kapazität, um den Anstieg der Nachfrage erfolgreich zu bedienen. Ihre Planungsprognosen reichten nur für eine Woche im Voraus. Bubbies musste proaktiver sein und Monate, wenn nicht sogar ein Jahr im Voraus planen.

Das Unternehmen brauchte dringend eine skalierbare Lösung, um mit der Nachfrage Schritt zu halten.

S&OP bringt das Unternehmen zusammen

Das Team setzte zunächst eine Notlösung ein – Kalkulationstabellen mit historischer Nachfrage und groben Wachstumsannahmen. Die Priorität lag darin, die Produktionslinien voll auszulasten, also hielt sich der Produktionsplanungsleiter an die Prognose und ließ alle anderen Faktoren außer Acht.

Die Tabellenkalkulationen konnten die Situation zwar stabilisieren, lösten aber nicht das grundlegende Problem – die Diskrepanz zwischen Absatzbedarf und Produktionsleistung.  Bubbies brauchte eine Cloud-basierte Planungslösung, die in das bestehende Microsoft Great Plains ERP-System integriert werden konnte. Das Unternehmen hat keine Server vor Ort und wollte dies auch so beibehalten. Das Team evaluierte verschiedene Anbieter. Als sie RELEX entdeckten, fiel ihnen die Entscheidung leicht, da alle Planungsfunktionen vorhanden waren. 

RELEX lieferte – das Team brauchte 4-5 Monate, um live zu gehen. Jeff Stites, der CEO von Bubbies, hat schon früher Planungssystem-Einführungen erlebt, die langwieriger und kostspieliger waren. 

“In der Vergangenheit hatte ich mit einer ähnlichen Implementierung in einer Umgebung wie Bubbies zu tun. Wir hatten 15 Mitarbeiter für das Projekt eingesetzt und hatten am Ende eine Rechnung von 1 Million Dollar für die Implementierung. Die Einführung von RELEX ging viel schneller und war wesentlich kostengünstiger, als wenn wir uns für eine ERP-basierte Lösung oder einen der größeren Anbieter von Supply-Chain-Planung entschieden hätten. Das Beste von allem war, dass wir am Ende eine viel bessere Lösung hatten”, sagt er.

Bis heute setzt Bubbies die RELEX- Lösungen für Absatz- und Betriebsplanung, Bedarfsplanung, Produktionsplanung und Bestandsmanagement ein.

“Zu den besten Eigenschaften der RELEX-Software gehören die Dashboards, die unsere S&OP-Prozesse maßgeblich beeinflussen. Zum ersten Mal haben wir alle dieselben Daten im Blick – und zwar in einer Weise, die unseren Rollen gerecht wird. RELEX hat uns geholfen, das Unternehmen zu vernetzen und unsere funktionsübergreifende Kommunikation zu optimieren. Wir können jetzt unseren Finanzplan direkt mit dem Bedarfsplan innerhalb des RELEX-Systems verbinden, der wiederum mit unseren Bestands- und Produktionsplänen verknüpft ist”, so Stites.

Bubbies’ Wachstumskurs erfordert einen stetigen Cash-Einsatz, um seine Ziele zu erreichen, daher ist das Bestandsmanagement entscheidend. Die Berücksichtigung des Betriebskapitals war einer der Hauptgründe dafür, dass Brian Locke, Bubbies CFO, den S&OP-Prozess übernahm und leitete. Unter Lockes Führung haben sich die Kommunikation und das Verständnis zwischen Finanz-, Vertriebs- und Betriebsteam erheblich verbessert. 

“Der Aufbau von Vertrauen, die Pflege von Beziehungen und der Aufbau skalierbarer Plattformen – das sind die grundlegenden Elemente eines Unternehmens, die man nicht mit einem Geldwert bewerten kann. Wenn unser Team auf der integrierten Plattform von RELEX Beobachtungen austauscht, Schlussfolgerungen zieht und Entscheidungen trifft, bringt das nicht nur enorme Vorteile für unsere Gewinn- und Verlustrechnung, sondern auch für unsere Unternehmenskultur”, sagt Locke.

Business Team Leader Travis Daly begleitete die Partnerschaft durch Systemtests während des gesamten Planungs- und Implementierungsprozesses. Er koordinierte die Hauptakteure beider Teams, um aktuelle und künftige Anforderungen zu besprechen und das Projekt zu skizzieren, damit eine reibungslose Integration gewährleistet werden konnte. 

Daly sagt: “Wir nutzten das System, um unsere Bedarfsplanung zu verbessern und um aktuelle und prognostizierte Kapazitäten, Bedürfnisse und Lücken zu verstehen. RELEX ermöglicht es den Teams aus dem operativen Geschäft und dem Vertrieb, effektiver und kooperativer zu arbeiten. Das System erkennt, wenn wir die Kundennachfrage nicht befriedigen können, und wir können dann unsere Produktionspläne entsprechend anpassen.”

Bessere Entscheidungsfindung durch genaue Bedarfsplanung und Bestandsprognosen

Bubbies hat ein großes Kundenspektrum, das sich durch unterschiedliche Bedarfsmuster auszeichnet. Große Einzelhandelsunternehmen bestellen oft 30 Tage im Voraus, ohne dass es irgendwelche Sonderangebote gibt, während kleinere Einzelhändler eher das Gegenteil tun und eine unregelmäßige Nachfrage haben. RELEX ist für beides zuständig und bietet die nötige Unterstützung für die Automatisierung und Feinabstimmung der Bedarfspläne.

Das System unterstützt auch die logistische Seite des Geschäfts, was wichtig ist, da Bubbies maximal 3 bis 4 Wochen lang Fertigwaren lagert. Die Lagerung und der Transport von Tiefkühlprodukten ist teuer und nicht immer verfügbar. Mit RELEX können die Planer den voraussichtlichen Bestand sehen und mögliche Probleme frühzeitig erkennen. Dann wissen sie, welchen Bedarf sie streichen oder ob sie Veranstaltungen umplanen müssen.

Im nächsten Schritt beginnt Bubbies mit der Budgeterstellung für das nächste Jahr, die zum ersten Mal auf einer ganzjährigen Analyse der Umsätze, Lagerbestände und Produktionspläne basiert, die direkt mit dem Finanzplan verknüpft sind. Es wird keine Tabellenkalkulationen oder konkurrierende Datensätze geben.

“Ich würde jedes Unternehmen unserer Größe oder sogar größer auffordern, das zu übertreffen, was wir mit dem Betrag, den wir für RELEX ausgegeben haben, und mit den begrenzten Ressourcen, die uns zur Verfügung stehen, erreicht haben. RELEX hat uns eine perfekte, skalierbare Plattform für zukünftiges Wachstum geliefert, und wir werden weiterhin eng mit dem RELEX-Team an unseren nächsten Prioritäten arbeiten”, schließt Locke.