Einführung
Suomalainen Kirjakauppa, Finnlands führende Buchhandelskette, hatte über Jahrzehnte Bestellpunkte für ihre Filialdisposition verwendet. 2007 entschied das Unternehmen, seine Bestellvorgänge signifikant zu rationalisieren, um das Verkaufspersonal zu entlasten und ihm mehr Zeit für den Kundenservice und Verkauf zu verschaffen. Hierzu benötigte das Unternehmen eine neue Lösung für seine Filialdisposition.
Nach Erwägung zahlreicher Alternativen, einem Analyseprojekt sowie einem Testlauf wählte Suomalainen Kirjakauppa RELEX als Partner für die Entwicklung seines Bestellwesens.
Herausforderung
Suomalainen Kirjakauppa hatte sich zum Ziel gesetzt, seinen Kundenservice zu verbessern. Dazu musste das Filialpersonal mehr Zeit auf die Kundenberatung und den Verkauf verwenden können, aber auch die Regalverfügbarkeit musste verbessert werden. Ebenso sollte das Verständnis von regionalen Unterschieden in der Nachfrage verbessert werden. Das Unternehmen entschied, dass es hierzu systematische Absatzprognosen, ein zentralisiertes Bestellwesen und erhöhte Automation benötigte.
Zudem musste Suomalainen Kirjakauppa Herausforderungen bewältigen, die typisch für den Buchhandel sind: ein breites Sortiment, starke Variationen je nach Region, Standort und Ladenfläche, kurze Produktlebenszyklen, häufige und zahlreiche Neueinführungen sowie stark saisonale Absatzschwankungen.
„Die endgültige Entscheidung wurde dadurch erleichtert, dass RELEX’ umfassendes und logisch strukturiertes Servicepaket uns erlaubte, Schritt für Schritt vorzugehen.“
Pekka Kuurne, Logistics Manager, Suomalainen Kirjakauppa
Lösung
Suomalainen Kirjakauppa wählte RELEX als Partner für dieses Projekt, da RELEX’ Prognose- und Dispositionssystem sich bereits als exzellente Lösung für kurze Produktlebenszyklen und das Saisonmanagement bewährt hatte.
Ein zentraler Faktor war, dass RELEX standort- und produktspezifische Nachfrageprognosen auf Tagesbasis bot. In Finnland führen Buchläden, die nur wenige Kilometer voneinander entfernt sind, bisweilen stark unterschiedliche Sortimente, je nach Nachfrage, Ladenfläche und Kundendemografie, z. B. in vorwiegend finnisch- oder schwedischsprachigen Gebieten.
Das gemeinsame Projekt startete mit einem Pilot in drei Filialen und wurde wegen der geringen Investition als sehr risikoarm eingeschätzt. Die vielversprechenden Daten des Pilotprojektes sprachen dafür, dass die Technologie gut funktionierte. Mit den bereitgestellten historischen Verkaufsdaten erstellte das RELEX-System bereits vier Wochen nach seiner Implementierung automatische Prognosen und optimierte Bestellvorschläge.
Von Anfang an war Suomalainen Kirjakauppa von RELEX’ Fachwissen, Erfolgsbilanz im Fachhandel und Engagement für seine Kunden überzeugt. Das erfolgreiche Pilotprojekt lieferte der Geschäftsführung der Kette die harten Zahlen, die sie für eine Entscheidung benötigte – welche zugunsten von RELEX ausfiel.
Die komplette Implementierung über alle 62 Filialen hinweg wurde so rasch umgesetzt, dass das Projekt vier Monate früher beendet war als geplant.
Aus diesen Gründen wählte Suomalainen Kirjakauppa RELEX als Partner:
- RELEX bietet eine umfassende und kostengünstige Lösung, die eine Vielzahl von Produkten und Filialen unterstützt
- langjährige Erfahrung mit Disposition im Facheinzelhandel
- RELEX’ partnerschaftliche Kultur und sein Einsatz für den Erfolg seiner Kunden
Ergebnisse
Laut Pekka Kuurne, Logistics Manager bei Suomalainen Kirjakauppa, lieferte die RELEX-Lösung von Anfang an messbare und beeindruckende Ergebnisse: Out-of-Stocks bei Bürobedarfartikeln wurden von 9 auf 2 Prozent gesenkt, eine Reduktion von fast 78 Prozent, während der Lagerumschlag um 16 Prozent erhöht wurde.
Gleichzeitig wurde der Zeitaufwand für Bestellungen minimiert – der Anteil der automatischen Bestellungen von Produkten des Ladensortiments stieg rapide auf 98 Prozent. Heute werden die Nachbestellungen für alle Filialen von einem einzigen Logistikkoordinator getätigt, der die vom Dispositionssystem generierten Bestellvorschläge verwaltet.
Erfolgreiche Weihnachten
Mit 20 Prozent des Jahresumsatzes in nur drei Wochen ist Weihnachten für Buchhandlungen die wichtigste Saison. Das Sortiment ändert sich jedes Jahr, was Prognosen erschwert. Die Hochsaison dauert nur wenige Wochen und die Nachfrage bricht nach den Feiertagen ein – Überbestände drohen. Daher hat RELEX ein Prognosemodell für neue Bücher entwickelt, mit dem Nachbestellungen während der Weihnachtssaison erfolgreich automatisiert werden können.
Ville Ahola, Suomalainen Kirjakauppas Chief Information Officer, erklärt, dass die Effizienzsteigerungen durch die RELEX-Technologie dem Unternehmen ermöglicht haben, sich auf drei Aspekte des traditionellen Buchhandels zu konzentrieren, die niemals automatisiert werden können: Gastfreundlichkeit, Wärme und Weisheit.
Effizientere Prozesse
Das RELEX-System verwaltet die individuellen Anforderungen aller 62 Standorte mit separaten Auswahlkategorien für jede Filiale. Vor RELEX wurden Nachbestellungen durch die Filialmitarbeiter getätigt. Diese konnten sich nun nach der Zentralisierung des Bestellwesens auf den Kundenservice und den Verkauf konzentrieren. Nachbestellungen für alle 62 Filialen werden nun von einer Person getätigt.
„Die Implementierung selbst verlief schnell und einfach, sodass wir uns darauf konzentrieren konnten, unsere internen Prozesse zu verbessern – genauso sollte es sein.“
Ville Ahola, Chief Information Officer, Suomalainen Kirjakauppa
RELEX sorgte auch für deutlich mehr Flexibilität bei Reportings und Simulationen. Die Datenbank ist signifikant schneller und besser skalierbar als Suomalainen Kirjakauppas ERP-System. Dank intensiver F&E-Arbeit bietet die überlegene Konfigurierbarkeit des Systems eine ganze Palette an Vorteilen und Funktionen, wie zum Beispiel Prognosen auf Tages-, Standort- oder Produktebene.