JJ Food Service optimiert Bestandsmanagement mit RELEX Solutions

50.000 Kunden versorgt der britische Großhändler JJ Food Service Ltd. an insgesamt acht englischen Standorten mit Lebensmitteln, darunter Restaurants sowie Catering- und Lieferservices. Um für kürzere Bestelldauern zu sorgen und die Lagerbestände zu reduzieren, nutzt JJ die SCM-Software von RELEX Solutions. Mit Erfolg: Bereits nach der dreimonatigen Pilotphase reduzierten sich die Lagerbestände um 15 Prozent und die Bestelldauer um 25 Prozent – nach dem Roll-out sogar um 50 Prozent.

Auch die unterschiedlichen Vorgaben der rund 400 Lieferanten wie Mindestbestellmengen, -werte oder Regelungen zu Mischpaletten stellen JJ nicht mehr vor große Herausforderungen. Dank der RELEX-Lösung müssen die Einkäufer die Lieferantenregeln nicht länger in aufwendigen Excel-Prozessen berücksichtigen, denn sie werden vollkommen automatisch einkalkuliert.

Das 1988 gegründete Unternehmen beschäftigt am Hauptsitz in Enfield bei London und in den übrigen sieben Filialen rund 800 Mitarbeiter. Diese verwalten die 500 Lieferanten, 4.500 Sortimentsartikel und die 55.000 Bestellungen sowie eine Million Kundenaufträge pro Jahr. Dabei stellten der Frischwarenverderb und die Nachfrageprognostizierung das Unternehmen immer wieder vor Herausforderungen. Die richtige Menge an Ware zur richtigen Zeit an allen Standorten bereitzustellen, ohne dass es zu Restposten oder Verfügbarkeitsengpässen kommt – hierfür sollte eine SCM-Software gefunden werden, die präzise Prognosen automatisch erstellt. Auf diese Weise sollte auch der Lagerbestand optimiert werden. Weitere Schwierigkeiten, die das Familienunternehmen angehen wollte, waren Lieferantenregeln wie Mindestbestellwerte oder die Anzahl voller, angebrochener und gemischter Paletten.

SaaS – schnelle Implementierung und geringes Risiko

Die Anbieterauswahl startete JJ Food Service Ltd. im Frühjahr 2013. „Uns war es wichtig, eine SCM-Lösung zu finden, die unser bestehendes ERP-System effektiv ergänzt“, berichtet Mushtaque Ahmed, JJs COO. Technisch überzeugte RELEX die Briten mit zwei Vorteilen: Die Lösung lässt sich problemlos in alle marktüblichen IT-Landschaften integrieren und basiert auf dem Modell „Software as a Service“ (SaaS). Das heißt, dass JJ lediglich in die Systemnutzung und den Service investiert, ohne Hardware oder eine Kauflizenz erwerben zu müssen. Eine vertragliche Verpflichtung zur Weiterführung nach der Pilotphase besteht bei diesem Modell nicht. Der monatliche SaaS-Fixpreis garantiert die volle Systemleistung von RELEXʼ proprietärer Supply-Chain-optimierter Datenbank, regelmäßige Upgrades und den Kundensupport. „JJ profitiert so von vollständiger Kostentransparenz, dem stets aktuellsten Stand der Technik und einem schnellen Return on Investment“, erklärt Tommi Ylinen, Geschäftsführer bei RELEX UK & Irland.

Erste Ergebnisse bereits nach wenigen Wochen

Zunächst wurden in einer ersten Implementierungsphase historische Daten wie Verkaufs- und Bestandsdaten der ausgewählten Standorte in das RELEX-System eingepflegt und analysiert. Zudem wurden aktuelle Verkaufszahlen mit den vom System errechneten Prognosen verglichen. „In dieser Phase hat die RELEX-Lösung bereits erste ineffiziente Stellen in unseren aktuellen Prozessen aufgespürt und Optimierungsmöglichkeiten aufgezeigt“, erklärt Herr Ahmed. Der Lebensmittelgroßhändler konnte so beispielsweise die Bestelldauer um 25 Prozent reduzieren. Hierzu trug besonders die Automatisierung von Lieferantenregeln bei: Mindestbestellmengen, Frachtfreigrenzen und ähnliche Vorgaben von mehreren hundert Lieferanten berücksichtigt das RELEX-System bei seinen Bestellvorschlägen automatisch. Dies spart den Einkäufern wertvolle Zeit, die sie zuvor für Tabellenkalkulationen aufwenden mussten. Aufgrund der guten Ergebnisse in der ersten Phase entschied sich JJ, das System breiter einzusetzen. Noch vor Ablauf der darauf folgenden dreimonatigen Pilotphase hat der Multichannel-Händler alle Einkäufer, alle Standorte, sämtliche Lieferanten und jedes Produkt in das System von RELEX Solutions eingepflegt. Mittlerweile setzt das Unternehmen die SCM-Software für seine gesamte Supply Chain ein. Die Mitarbeiter für das neue System zu schulen, war laut Herrn Ahmed nicht schwer: „Das System wurde von unseren Mitarbeitern als sehr effektiv und benutzerfreundlich empfunden.“

Eigens entwickelte Big-Data-Datenbank

Das Herzstück der RELEX-Lösung bildet eine eigens entwickelte Big-Data-Datenbank. In dieser sind alle Informationen wie Lagerumschlag, Mindesthaltbarkeitsdaten, Mindestbestellmengen, saisonale Effekte und Produktreichweiten abgebildet. Auf deren Basis erstellt die Software differenzierte Nachfrageprognosen, die beispielsweise historische Absatzmuster auf Produkt-Standort-Ebene berücksichtigen. Sämtliche Prognosen, Systemabfragen und Analysen können nahezu in Echtzeit erstellt werden. Ermöglicht wird dies durch das Spaltenlayout der Datenbank, das für eine extreme Komprimierung der Masse von Datensätzen sorgt. Auf diese Weise kann die gesamte Datenbank In-Memory, also im Arbeitsspeicher, betrieben werden. Das bedeutet eine Geschwindigkeitssteigerung von 100 Prozent für die Datenverarbeitung. Diese überdurchschnittliche Rechenleistung der SCM-Lösung ermöglicht präzise Prognosen, die für einen hohen Automatisierungsgrad sorgen. Durch das somit optimierte Bestands- und Kampagnenmanagement konnte das britische Unternehmen die Verfügbarkeit der Frischwaren um zehn Prozentpunkte erhöhen, während die Bestelldauern um 50 Prozent verkürzt wurden. „Noch vor Abschluss der Pilotphase hatten wir circa 15 Prozent unseres Lagerbestandes reduziert und die Warenverfügbarkeit verbessert – in einigen Fällen sogar um mehr als zehn Prozentpunkte“, ergänzt Herr Ahmed. Zudem deckte die Software leistungsschwache Produkte auf, die JJ Food Service Ltd. aus der Produktpalette entfernte. Auch die Bestelldauer verkürzte sich nach dem Roll-out erneut. Während der Pilotphase war sie bereits um 25 Prozent reduziert worden, nun nahmen Bestellprozesse durchschnittlich nur noch die Hälfte der ursprünglichen Zeit in Anspruch. Die Mitarbeiter werden von repetitiven Aufgaben entlastet und können sich verstärkt auf ihre Kernaufgaben wie die Beschaffung und den Kundenservice konzentrieren.