Einzelhändler bemühen sich bereits seit langem, der hohen Personalfluktuation in ihren Betrieben Herr zu werden. Doch was einst ein steter Tropfen abwandernder Mitarbeiter war, hat sich in den letzten Jahren in eine Flutwelle verwandelt. Um diesen veränderten Bedingungen Rechnung zu tragen, müssen Händler der Verbesserung von Personalbeschaffung, -bindung und Ressourcenmanagement einen höheren Stellenwert einräumen.
In diesem Artikel gehen wir auf drei wichtige Herausforderungen ein, die die Personalfluktuation mit sich bringt, und erläutern, wie Sie diese effektiv angehen.
Die große Kündigungswelle trifft den Einzelhandel
Eine hohe Personalfluktuation ist für den Einzelhandel nichts Neues. So beträgt sie im Vereinigten Königreich beispielsweise seit Jahren durchschnittlich 33 Prozent – und liegt damit fast doppelt so hoch wie in anderen Branchen. Manche Einzelhändler berichten von einer Fluktuationsrate von nahezu oder sogar über 100 Prozent pro Jahr. Eine stärkere Mitarbeiterbindung stand deshalb schon lange hoch auf der Wunschliste der Handelsunternehmen. Probleme bei der Suche nach Ersatz für die scheidenden Mitarbeiter gab es indes nie. Doch das hat sich grundlegend geändert.
Die Coronapandemie und der Krieg in der Ukraine haben die massivste Steigerung der Lebenshaltungskosten nach sich gezogen, die wir in den letzten Jahrzehnten erlebt haben. In der Folge kündigten viele Beschäftigte im europäischen Einzelhandel und im Rest der Welt ihrem Arbeitgeber. Im vergangenen Jahr plante jeder fünfte Beschäftigte im Vereinigten Königreich, dem Einzelhandel den Rücken zu kehren. In Deutschland meldete fast die Hälfte der Handelsunternehmen Personalengpässe.
Was sind die Gründe für diese Kündigungswelle? Einer Studie zufolge liegt es an der höheren Arbeitsbelastung und den gestiegenen Anforderungen. Einzelhändler sehen sich in dieser Situation mit drei großen Herausforderungen konfrontiert. Werfen wir einen Blick darauf.
Herausforderung 1: Der Gegner eines optimierten Workforce-Managements heißt Silo-Planung
Der Einzelhandel ist darauf angewiesen, Verbraucher in die Märkte zu locken und ihnen ein besonders gutes Einkaufserlebnis zu bieten. Wie gelingt das, wenn Personal knapp ist?
Eine Grundvoraussetzung ist es, die richtigen Produkte zur richtigen Zeit in den Läden verfügbar zu machen. Diese Produkte zu bestellen und anzuliefern, wirkt sich jedoch direkt auf den Personalbedarf aus. Verkompliziert wird die Sache durch ein verändertes Verbraucherverhalten und den Siegeszug des Omnichannel-Handels.
Einige Probleme sind hausgemacht wie etwa die Planungsgewohnheiten vieler Einzelhändler: Häufig werden Supply-Chain- und Personalplanung getrennt voneinander durchgeführt, was zu erheblichen Problemen bei der Personaleinsatzplanung führt. So bedingt eine Unterbesetzung schlechten Kundenservice, während der Einsatz von Mitarbeitern zur falschen Zeit betrieblich ineffizient ist. Zu viele Mitarbeiter in Zeiten mit geringem Arbeitsaufkommen erhöhen die Arbeitskosten. Letztlich verursacht eine schlechte Planung hier ein niedriges Serviceniveau, Umsatzeinbußen und höhere Kosten.
Die Lösung:
Um die negativen Effekte der Silo-Planung zu überwinden, sollten Sie auf integrierte Technologien als Ihren Co-Piloten setzen. Durch den Einsatz von Tools, welche die Lieferkette mit der Personalplanung verbinden, verbessern Sie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter und minimieren die negativen Auswirkungen der Personalfluktuation. Darüber hinaus erleichtern moderne Softwarelösungen die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und stellen sicher, dass Ihre Personaleinsatzpläne mit den Bestell- und Lieferplänen abgestimmt sind.
Herausforderung 2: Planung nach Bauchgefühl führt zu Kopfschmerzen in der Zentrale
Die herkömmliche Dienstplanung ist stark manuell geprägt und beruht auf dem Bauchgefühl der Planer. Ungenauigkeiten und Ineffizienz sind daher unvermeidbar. Denn fehlt es an datengestützten Erkenntnissen, kann der Bedarf nicht genau prognostiziert werden und Ressourcen lassen sich nicht effektiv und exakt zuteilen. Aus dem Bauch heraus zu planen, mag vertraut sein, ist aber in der dynamischen Einzelhandelswelt von heute nicht mehr zeitgemäß.
Eine Unzahl an Faktoren wie die Wetterbedingungen, nahe gelegene Veranstaltungen und Feiertage oder Ferienzeiten wirken sich erheblich auf die Nachfrage aus und machen eine genaue Vorhersage unerlässlich für einen reibungslosen Betrieb. Mischen sich dann noch der Arbeitskräftemangel und die beträchtlichen Kosten einer Über- oder Unterbesetzung in die Gemengelage, erhält die exakte Dienstplanung der an diesem Tag benötigten Mitarbeiter eine noch höhere Relevanz.
Kundenservice und Personaleffizienz müssen ausgewogen sein –, dafür reicht es nicht, auf gestraffte Abläufe zu achten. Um sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter mit den passenden Fähigkeiten jeweils zur korrekten Zeit für die dann anstehenden Aufgaben eingeteilt sind, müssen Erkenntnisse vorliegen und eine hohe Agilität vorhanden sein.
Die Lösung:
Sind KI-gesteuerte Lösungen gewissermaßen als Assistent für die Personalplanung im Einsatz, lässt sich der Planungsprozess auf der Grundlage genauer Prognosen automatisieren und verbessern. Algorithmen analysieren riesige Datenmengen und berücksichtigen dabei externe Faktoren wie Saisonabhängigkeit, wochentägliches Kundenaufkommen und Veranstaltungen. Anhand dieser Daten wird die Arbeitsauslastung mit festen und prognosebasierten Aufgaben optimiert. Das Resultat sind Dienstpläne, die den Vertragsbedingungen, gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen sowie den Wünschen der Mitarbeiter entsprechen. Und das Beste daran: Die Filialleiter haben weiterhin die Möglichkeit, die Pläne zu bearbeiten und gemäß ihren individuellen, filialspezifischen Bedürfnissen sowie Erfahrungen anzupassen.
Herausforderung 3: Manuelles Workforce-Management bedeutet Chaos
Die Einsätze einer Belegschaft zu planen, die aus Vollzeit-, Teilzeit-, Abend- und Wochenend-Mitarbeitern besteht, ist komplex. Dass Mitarbeiter ihre Schichten untereinander häufig tauschen, macht es noch schwieriger, einen aktuellen Dienstplan zu erstellen. Gelingt es nicht, die Angestellten effektiv über ihre Arbeitszeiten zu informieren, kann dies zu Unterbesetzung und einer verwaisten Verkaufsfläche führen: Zwischen den Regalen irren Kunden, verzweifelt auf der Suche nach einem Mitarbeiter.
Leider verlassen sich viele Einzelhandelsunternehmen jedoch noch immer auf veraltete manuelle Tabellenkalkulationen als primäres Dienstplanungstool. Und das, obwohl diese schnell an ihre Grenzen stoßen, insbesondere bei größeren Unternehmen. Filialleiter verbringen unverhältnismäßig viel Zeit mit dem Ausfüllen von Tabellenblättern, die schnell veraltet und anfällig für menschliche Fehler sind. Selbst eine kleine Unachtsamkeit wie ein fehlendes Dezimalzeichen kann die Genauigkeit der Dienstplanung über den Haufen werfen.
Zudem sind Tabellenkalkulationen aus Sicht der Unternehmenszentrale von übergreifenden Berichtssystemen entkoppelt. Dies macht es schwierig, umfassende Erkenntnisse zu gewinnen. Um aussagekräftige Daten zu extrahieren und sie mit unternehmensweiten Produktivitätsstrategien in Einklang zu bringen, müssen die Tabellen mit anderen Systemen verbunden werden, was jedoch mühsam und zeitaufwendig ist.
Die Einführung einer funktionsreichen und ganzheitlichen Workforce-Management-Lösung ist entscheidend, um Ihr Unternehmen sicher in die Zukunft zu führen. Moderne Lösungen bieten Einzelhändlern ein neues Maß an Flexibilität und Agilität. Dadurch wird es Filialleitern möglich, schnell Lücken im Einsatzplan zu erkennen, freie Schichten unkompliziert an abkömmliche Mitarbeiter zu kommunizieren und deren Verfügbarkeit anzufragen, um Schichten schnell zu besetzen.
Kommunikationsfunktionen ermöglichen es den Mitarbeitern zudem, umgehend auf Anfragen zu reagieren, so dass rasche Anpassungen möglich sind und Störungen des Betriebsablaufs auf ein Minimum reduziert werden. Durch optimierte Betriebsabläufe sparen Filialleiter bis zu 3,5 Stunden Verwaltungsarbeit pro Monat ein, was Kosten senkt. Softwareanbieter tamigo bietet eine cloudbasierte Workforce-Management-Lösung für Einzelhandel und Gastgewerbe. Ein tamigo-Kunde aus dem Einzelhandel, der 450 Filialen besitzt, erzielte durch Effizienzgewinne monatliche Einsparungen von 200.000 Euro.
Was eine optimierte Personaleinsatzplanung wirklich kann
Die schwächelnde Mitarbeiterbindung und der sich gleichzeitig verschärfende Personalmangel zwingen Händler dazu, effizienter zu planen als je zuvor. RELEX und tamigo arbeiten zusammen, um Einzelhändler mit Hilfe von KI dabei zu unterstützen, in einer einzigen Lösung optimale Arbeitsabläufe für alle Abteilungen, Standorte und Länder zu gestalten.
Die nahtlose Workforce-Management-Lösung von tamigo, kombiniert mit der Workload-Prognostizierung und Schichtoptimierung von RELEX, macht es Planern leicht, auf Knopfdruck Tausende von qualitativ hochwertigen, mit allen Bestimmungen konformen Schichten direkt in der webbasierten und mobilen Lösung von tamigo zu veröffentlichen. KI-gestützt deckt RELEX alle Aufgaben in der Filiale bis auf 15-minütige Intervalle genau ab. Dabei berücksichtigt die Software Nachfragefaktoren, um die alltäglichen Betriebsabläufe Ihres Unternehmens zu verbessern und Workload-Treiber so einzubeziehen, dass Situationen der Über- und Unterbesetzung minimiert werden. Mit optimalen Dienstplänen können Sie alle nachfolgenden Personalprozesse problemlos abwickeln.
Ganzheitliche Planung von Workforce-Management und -Optimierung steigert die betriebliche Effizienz
Falls Sie nun überzeugt sind, dass es an der Zeit ist, den Personaleinsatz in Ihrem Unternehmen zu optimieren, haben wir die Lösung für Sie. Erfahren Sie mehr über unsere Workforce-Management-Integration mit tamigo.
