Bestandsmanagement im Pharmahandel (Teil 1): Verfügbarkeit sicherstellen, um wettbewerbsfähig zu bleiben

May 17, 2022 • 5 min

Es gibt kein Einzelhandelssortiment, das einfach zu managen ist. Das Bestandsmanagement verschreibungspflichtiger Medikamente ist jedoch von besonderen Herausforderungen geprägt. Der Markt rezeptpflichtiger Arzneimittel ist nicht nur stark, sondern auch von Land zu Land anders reguliert, – keine einfachen Bedingungen für Apotheken, die in mehreren Ländern operieren.

Unabhängig davon, in welchen Ländern eine Apotheke tätig ist, gilt jedoch: Verschreibungspflichtige Medikamente stellen gleich mehrere Anforderungen an das Bestandsmanagement, die andere Einzelhändler nur selten gleichzeitig bewältigen müssen. Die Kategorie der rezeptpflichtigen Medikamente ist äußerst komplex. Sie umfasst Schnell- und Langsamdreher sowie Produkte, die eine begrenzte Haltbarkeit aufweisen oder kontrollierte Temperaturbedingungen erfordern.

Apotheken verfolgen nicht nur Tausende von Medikamenten, die sich stark in der Häufigkeit der Verschreibung unterscheiden. Ihre Bestände müssen sie auch auf einen lokalen Kundenstamm und dessen manchmal unerwartete und kaum vorhersehbare Bedürfnisse abstimmen. Da verschreibungspflichtige Medikamente keine „Spontankäufe“ sind, können Apotheker den Absatz nicht durch Werbeaktionen oder ansprechende Displays im Laden steuern. Stattdessen müssen die zentralen Planungsteams Nachfrageschwankungen antizipieren und schnell handeln, wenn sich gesetzliche Bestimmungen, Zulassungen oder die Vorgaben der Krankenkassen ändern.

Dass Apotheken weltweit zu einem Omnichannel-Modell übergehen (und sogar reine Onlineapotheken entstehen), verkompliziert die Frage, wie und wo welche Medikamente am besten gelagert werden und was wie bestellt wird. Hier bieten moderne Planungssysteme Unterstützung: Sie helfen bei altbekannten und neuen Herausforderungen des Bestandsmanagements im Pharmahandel.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist ein exaktes Management der Medikamentenbestände für Apotheken essenziell

Die Kunden müssen sich darauf verlassen können, dass ihre Apotheke ihnen die benötigten Medikamente liefert, sobald sie sie brauchen. Deshalb besteht die größte Herausforderung für Apotheker darin, zu entscheiden, welche Artikel an einem Standort (sei es eine Haupt- oder Filialapotheke, ein Logistikzentrum oder ein Zentrallager) immer vorrätig sein müssen und welche bei Bedarf bei Lieferanten bestellt werden.

Apotheken sind deshalb darauf angewiesen, für ein sorgfältig ausbalanciertes Verhältnis zwischen Verfügbarkeit und Deckung der schwankenden Nachfrage zu sorgen: Einerseits kann der Ansatz, nicht vorrätige Medikamente nur einmalig zu bestellen, riskant sein, da dies zu entgangenen Verkäufen und unzufriedenen Kunden führen kann. Andererseits müssen Apotheken Überbestände und die Veralterung von Beständen vermeiden, die die ohnehin schon knappen Gewinnspannen schmälern.

Schnell- oder Langsamdreher? Befriedigung der Nachfrage nach Kategorie

Die Schnelldreher unter den rezeptpflichtigen Medikamenten (beispielsweise Blutdruck-Medikamente) sind in der Regel kostengünstig zu lagern. Da sie keine größeren finanziellen Investitionen erfordern, können Apotheken eine hohe Verfügbarkeit sicherstellen und der hohen Nachfrage nach diesen Artikeln gerecht werden, ohne negative Auswirkungen auf ihr Geschäftsergebnis fürchten zu müssen. Hier geht es vor allem darum, in welcher Menge ein Medikament vorrätig gehalten werden sollte (insbesondere unter Berücksichtigung der Lagerfläche der Apotheke) und wie oft die Bestände aufgefüllt werden.

Bei Langsamdrehern sieht es etwas komplizierter aus: Für sie liegen in der Regel nicht viele Verkaufsdaten vor, was eine genaue Absatzprognose erschwert. In diesem Fall empfiehlt sich eine datenbasierte Vorgehensweise, um zu bestimmen, ob, wann und in welcher Menge ein langsamdrehendes Medikament an einem bestimmten Standort vorrätig sein soll.

Um die Nachfrage nach sowohl schnell- als auch langsamdrehenden rezeptpflichtigen Arzneimitteln erfolgreich zu managen, benötigen Apotheken eine sehr flexible Planungssoftware. Supply-Chain-Planer müssen das System so konfigurieren können, dass die Auffüllbestellungen für Schnelldreher automatisiert ausgeführt werden. Bei langsamdrehenden, seltenen und/oder teuren Medikamenten sollten Apotheker Informationen zu ihrer lokalen Kundennachfrage eingeben können, damit das System feststellen kann, ob diese Medikamente in das Sortiment des jeweiligen Standorts aufgenommen werden sollten.

Zentrale Regeln definieren, um die passende Bestandsmenge vor Ort vorzuhalten

Jede Apotheke möchte ihren Bestand verschreibungspflichtiger Medikamente optimieren, – doch was für einen Standort ideal ist, kann für alle anderen suboptimal sein. Stark frequentierte Apotheken mit hohem Umsatz und kleinem Lagerraum stehen vor ganz anderen Herausforderungen als Standorte mit wenig Kundenverkehr, aber viel Lagerfläche. Und wieder anders verhält es sich mit Apotheken, die sowohl persönliche als auch Versand-Bestellungen erfüllen müssen.

Wird eine ausreichende Menge an Daten eingegeben (zum Beispiel die Verkaufshäufigkeit und die Produktkosten), kann ein modernes Bestandsmanagementsystem viele Aufgaben der Warendisposition automatisieren.

Um dies zu erreichen, sollte das System in der Lage sein, den Bestand verschiedener Kategorien von Medikamenten zu handhaben und dabei Folgendes zu berücksichtigen:

lokale Schwankungen;
sich ändernde Zuzahlungsbedingungen oder Vorgaben der Krankenkassen;
neue Medikamente, die auf den Markt kommen (unabhängig davon, ob es sich um Markenprodukte oder Generika handelt).

Um auch die lokal schwankende Nachfrage effektiv zu decken, muss das System außerdem so flexibel sein, dass seine Benutzer die Dispositionsstrategie für einen bestimmten Standort anpassen können.

Während die Disposition schnelldrehender verschreibungspflichtiger Medikamente ähnlich wie die vieler anderer Artikel im Einzelhandel gehandhabt werden kann, sollten Supply-Chain-Planer das System so konfigurieren, dass es auch Langsamdreher effektiv auffüllt: Das vermeidet entgangene Umsätze, die entstehen, wenn Kunden das gewünschte Produkt zum wiederholten Mal nicht vorfinden.

Ein intelligentes System erfasst die Daten entgangener Verkäufe und kombiniert sie mit den Daten von Sonderbestellungen (bei denen ein Kunde auf die Lieferung seines Medikaments gewartet hat), um dann zu entscheiden, ob ein Langsamdreher dauerhaft vorrätig sein oder weiterhin auf Anfrage bestellt werden sollte.

So würde ein Supply-Chain-Planer das System mit Hilfe einer Regel beispielsweise dahingehend konfigurieren, dass ein Medikament, das viermal angefragt wurde, automatisch in das Sortiment einer bestimmten Filiale aufgenommen wird. In diesem Fall könnte „viermal angefragt“ bedeuten, dass zwei entgangene Verkäufe registriert wurden (also Verkäufe, die nicht zustande kamen, weil das Medikament nicht vorrätig war) und zwei Fälle, in denen der Apotheker das angefragte Medikament auf Kundenwunsch bestellt hat. Diese Kombination würde die Regel auslösen, und das System würde das Produkt in Zukunft automatisch ins Sortiment aufnehmen.

Um Genauigkeit zu gewährleisten, reicht es jedoch nicht aus, Sortimentsentscheidungen zu automatisieren. Das System muss kontinuierlich Prognosen und Sicherheitsbestände berechnen, um die automatische Disposition zu unterstützen – insbesondere in Abhängigkeit der verschiedenen Produktlebenszyklen.

Bestandsmanagement für rezeptpflichtige Medikamente automatisieren und mit lokalen Ausnahmen in Einklang bringen

Damit Apotheken ihre Medikamentenbestände erfolgreich verwalten können, brauchen die Supply-Chain-Planer eine Software, die Absatzprognosen und Disposition über alle Standorte hinweg automatisieren kann. Gleichzeitig sollte diese Software den Apothekern die Möglichkeit geben, auf einfache Weise lokale Trends einzugeben und bei Bedarf entsprechende Anpassungen vorzunehmen.

Durch den Einsatz eines automatisierten Systems für die gängigsten Medikamente können sich Apotheker auf Ausnahmen konzentrieren und die automatisch erstellten Bestellungen manuell an die Nachfrage vor Ort anpassen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Kunden in jeder Haupt- und Filialapotheke ihre benötigten Medikamente erhalten, sobald sie sie brauchen.