Caso Akademibokhandeln
Centralización De Procesos Para Una Mejor Gestión De Las Navidades

Introducción

Akademibokhandeln es el principal vendedor de libros en Suecia, con 107 tiendas repartidas en todo el país y una online. La compañía opera en una industria muy desafiante con casi el 20% de su facturación proveniente de la mayor temporada de ventas de libros en todo el año: las tres semanas antes de navidad. Además, los libreros tienen que pronosticar la demanda para un flujo continuo de nuevos títulos sin históricos de ventas. Estos dos retos provocan una gran presión en la cadena de suministro de la librería.

Contexto

Antes de empezar a trabajar con RELEX, Akademibokhandeln había iniciado la implementación de otro sistema, pero suspendió el proyecto después de darse cuenta de que el sistema no podía ofrecer los beneficios que se esperaban. El sistema anterior tampoco podía proporcionar una reposición centralizada, algo que era una prioridad máxima para Akademibokhandeln. Controlar el stock y realizar los pedidos eran tareas que requerían mucho tiempo y trabajo, con muchas personas en cada una de las tiendas dedicando la mayor parte de su tiempo. Y esto era algo que se debía mejorar.

Akademibokhandeln decidió buscar otro sistema. En su lista de requisitos, daba prioridad a la centralización completa del reabastecimiento y un control más cercano y eficiente del pico de ventas en navidad.

Abordar primero el mayor desafío: Navidad

Akademibokhandeln quería gestionar de manera fácil y eficiente la campaña de Navidad, así como todos los nuevos lanzamientos, sin arriesgar sus márgenes o su compromiso de entregar al cliente un servicio excelente.

El proyecto empezó en otoño de 2014 con una prueba piloto de cinco tiendas. Akademibokhandeln quería probar el sistema durante el período de ventas más importante, la navidad, antes de tomar la decisión de continuar con RELEX.

“Fue entonces cuando RELEX mostró realmente su valía” dice Anton Hellström, Supply Chain Manager en Akademibokhandeln y su filial bokus.com. “Como el sistema de RELEX es tan ágil y fácil de usar, podemos adaptarlo fácilmente a las diferentes situaciones a medida que van surgiendo. Con los sistemas tradicionales, todo tiene que ser especificado de antemano, por lo que es difícil reaccionar con prontitud cuando cambian las circunstancias”.

A medida que la implementación progresaba, el sistema se optimizó para establecer cantidades mínimas de lotes para los pedidos. De forma automática, RELEX garantiza que se cumplan las restricciones de los proveedores, reduciendo el trabajo manual. Los productos con ventas bajas se eliminan automáticamente del surtido centrándose en el inventario y stock de los productos de mayor venta. Se realiza una disminución controlada de stock para asegurar que los títulos vayan agotándose antes de los nuevos lanzamientos.

Esto, combinado con la capacidad de pronosticar las ventas de nuevos títulos, por ejemplo, aplicando automáticamente perfiles estacionales, provocó un gran impacto en el negocio durante la prueba piloto realizada en navidades. En Akademibokhandeln quedaron muy contentos y decidieron avanzar con el proyecto. Los niveles de stock de seguridad necesitaron un pequeño reajuste, ya que hubo algún caso de exceso de stock, pero fue fácilmente corregido para la siguiente estación. Para ese momento, Akademibokhandeln ya había introducido RELEX en todas sus tiendas.

La implementación se llevó a cabo sin problemas. Los equipos de IT y de Supply Chain de la cadena de libros contribuyeron significativamente al progreso del proyecto. “Nuestros colegas de Akademibokhandeln tenían una mentalidad abierta, estaban muy interesados en controlar el sistema y respondían rápidamente a cada reto” dice Johanna Småros, CMO y Cofundadora de RELEX Solutions.

Resultados

RELEX cumplió con todos los objetivos de Akademibokhandeln. Durante el periodo de navidad, la disponibilidad aumentó en más de 2 puntos porcentuales (pp) y durante otros períodos del año en un 1,5 pp. Ahora, Akademibokhandeln tiene un proceso de previsión y reabastecimiento totalmente centralizado para sus tiendas operadas desde la organización central. Además, la campaña de navidad se puede gestionar ahora de manera mucho más eficiente con una disponibilidad mejorada, tanto para los lanzamientos de nuevos libros, como para su surtido regular.

“El 20% de nuestras ventas anuales tiene lugar durante un periodo de tres semanas, con lo que desde la perspectiva de la cadena de suministro, nos enfrentamos a un periodo extremadamente desafiante e intenso” dice Hellström. “Fue durante esas tres semanas, cuando RELEX realmente nos demostró lo que podía hacer como equipo y como su sistema podía gestionarlo todo. Con RELEX podemos estar seguros de que nuestros procesos se ejecutan sin problemas”.

Akademibokhandeln quería asegurarse de que continuaran las aportaciones de los gerentes y el personal de las tiendas, incluso después de que el proceso estuviera centralizado. En el sector de la venta de libros, el conocimiento y el entusiasmo sobre los productos es, a menudo, excepcional. Así que, aunque todo se gestiona centralmente, los empelados locales pueden seguir eligiendo títulos para destacar y promover. Esto aumenta el sentido de compromiso y ayuda a las tiendas a conservar su carácter individual y a forjar vínculos con el público lector local.

El compromiso de Akademibokhandeln con ofrecer un servicio excepcional al cliente, se ha visto potenciado considerablemente porque los empleados dedican menos tiempo a hacer pedidos. Ahora dos personas pueden hacer en dos horas semanales lo que antes hacían varias personas durante muchas horas. El tiempo ahorrado se ha reenfocado hacia el servicio al cliente.