Aunque con la desescalada, las restricciones de COVID-19 han empezado a relajarse en algunos países, el virus sigue muy presente y su impacto sigue sintiéndose. En el momento en que se escribe este artículo, a nivel global se diagnostican diariamente tres veces más casos de coronavirus de los que había a principios de abril, y nadie sabe realmente que nos deparará el futuro. Así que parece un buen momento para examinar las lecciones clave que los profesionales de la cadena de suministro han aprendido de la primera ola de la pandemia.
Junto a mis compañeros de la Universidad de Aalto en Helsinki, publicamos un artículo titulado “Agile Planning: Avoiding Disaster in the Grocery Supply Chain During the COVID-19 Crisis”. Realizamos un estudio en tiempo real en el que entrevistábamos a las diferentes partes implicadas en las cadenas de suministro de Finlandia, desde fabricantes a compañías de logística y retailers.
Durante los primeros días de crisis, cuando la incertidumbre era muy alta y el panorama bastante sombrío, a muchos les preocupaba que las cadenas de suministro tuvieran la capacidad de capear las embestidas tanto de la demanda como de la oferta, algo que no se había experimentado nunca antes a esta escala. Sorprendentemente, en general, las cadenas de suministro en Finlandia funcionaron bastante bien. Sí, los supermercados experimentaron escasez de algunos productos y ocasionalmente hubo estanterías vacías, pero los retailers finlandeses fueron capaces de ofrecer a sus compradores suficientes alimentos aún en la fase más crítica de la pandemia.
Quisimos estudiar por qué las cadenas de suministro no colapsaron como muchos sospechaban. ¿Qué se hizo para asegurar que estos envites simultáneos no se extendieran causando escasez de alimentos y pánico generalizado? Identificamos la combinación de prácticas y capacidades, incluidas las respuestas rápidas y una ágil planificación, necesarias para recuperarse rápidamente del shock inicial de la cadena de suministro, mantener un alto rendimiento, y proteger la salud de los trabajadores.
Nuestro estudio identificó dos objetivos consistentes de la cadena de suministro para las empresas durante este periodo inicial de gran impacto por la COVID-19:
- Mantener la disponibilidad para estabilizar la demanda y sofocar los posibles comportamientos de compra de pánico y el almacenamiento basado en el miedo sostenidos en el tiempo.
- Evitar el efecto látigo; un pico inicial de demanda temporal haría que los retailers aumentaran sus pedidos a los fabricantes, lo que provocaría un aumento en la producción del fabricante y más pedidos a los proveedores, y al final, saturaría la cadena de suministro con tanto producto.
Estos dos objetivos demostraron ser cruciales para las operaciones de la cadena de suministro. Con rebrotes continuos, los retailers de todo el mundo se están anticipando a la próxima gran oleada de COVID-19 (o un evento similar que pueda ocurrir en el futuro), y por esto, queremos compartir las cinco propuestas que hemos desarrollado para que los operadores de la cadena de suministro pueden conseguir estos objetivos y evitar su colapso en el futuro.
1ª Propuesta: Movilizar y transferir rápidamente los recursos disponibles para mantener la disponibilidad y disminuir la posible “compra del pánico”
Esto es especialmente importante cuando la demanda cambia de un canal a otro, como cuando se cambia de servicios de comida al retail online. Un participante de este estudio describe cómo las tareas de picking cambiaron debido al desplome de la demanda de los restaurantes por estar cerrados, dirigiéndose hacia clientes individuales online, cuya demanda aumentó con el #quedateencasa. Esto también necesita un cambio de infraestructura, cambiando los pallets por paquetes individuales para los consumidores, por ejemplo. Los cambios afectaron a los equipos de IT, recogida de pedidos y logística. También afectó a los fabricantes, ya que los tamaños de lotes que se usan para los servicios de comidas tuvieron que ser ajustados para productos individuales para los consumidores.
2º Propuesta: Introducir medidas para evitar la transmisión de la pandemia en las plantas productoras
Puede que los fabricantes tengan solo una sola línea de producción o unas pocas dedicadas a un producto o incluso a una familia de productos. Si alguien se infecta y la enfermedad se propaga por la planta, podría significar que la familia de producto completa, da igual lo alta que sea la demanda, podría quedarse fuera de stock durante un buen periodo de tiempo. Los fabricantes que han participado en este estudio han tomado medidas excepcionales: trajes especiales, uso de mascarillas e incremento de los estándares de higiene. Algunos han divido su plantilla en grupos pequeños, manteniéndolos a distancia para prevenir los contagios en las instalaciones.
3ª Propuesta: Compartir información abiertamente a través de toda la cadena de suministro para mantener la disponibilidad y evitar el efecto látigo.
Los cambios de demanda repentinos combinados con la incertidumbre de la cadena de suministro hacen que la transparencia de la cadena de suministro sea más importante que nunca. Esta crisis exigía una comunicación efectiva en toda la cadena de suministro entre retailers, mayoristas y proveedores de productos esenciales que fueron los que experimentaron el aumento de la demanda más significativo. El intercambio de información en las cadenas de suministro que hemos visto – por ejemplo, llamadas diarias donde se compartía información sobre la capacidad de producción – fue más abierto y frecuente que la práctica estándar de la industria. Este nivel de transparencia ayudó a las tiendas a mantener altos niveles de disponibilidad para sus clientes y frenó los posibles comportamientos de acumulación de productos a medio y largo plazo, evitando el efecto látigo en toda la cadena de suministro de alimentos.
4ª Propuesta: Permitir la adaptación ágil de los principios y procesos de ventas y operaciones
Un impacto de esta magnitud hace que los antiguos pronósticos sean redundantes ya que no hay ningún precedente que permita hacer que el pronóstico estadístico automatizado sea efectivo. Las medidas que hemos observado para abordar estos retos son: 1) acortar los horizontes de planificación, 2) poner un foco en la experiencia, y 3) personalizar los pedidos de compras en masa en los sistemas de gestión de inventario. Mi compañero Janne ya habló de esta estrategia en este blog, publicado a principios de la pandemia y que trata de este tema de forma más detallada.
En este estudio hemos descubierto que tanto fabricantes como retailers priorizaron los productos más afectados por el incremento de la demanda ajustando la planificación y las reglas de priorización en sus sistemas de planificación. Los participantes en este estudio acortaron sus ciclos y los horizontes de planificación de semanas a días para poder hacer ajustes rápidos en la toma de decisiones dirigidas por la información disponible más reciente. La planificación de escenario se usó de forma extensa para prepararse para situaciones de demanda alternativa. En algunos casos, las restricciones push-pull para productos de alta demanda pasó del retailer al mayorista; durante el pico de la crisis de la cadena de suministro, vimos a fabricantes asignando productos al cliente, independientemente de la cantidad de pedido deseada por el retailer para impulsar de manera más efectiva el producto disponible a las tiendas y limitar cantidades de pedidos cuando era necesario. Estos ajustes complementarios ayudaron a mantener la disponibilidad de los productos esenciales durante la fase más aguda de la crisis.
5ª Propuesta: Identificar y gestionar de manera proactiva los cuellos de botella en la cadena de suministro
Cuando la capacidad de producción de los fabricantes estaba en su punto máximo, decidieron dejar los productos no esenciales y centrar sus esfuerzos en los productos de alta demanda. Los retailers también tuvieron que adaptarse a los cuellos de botella, y los desafíos que surgieron no fueron siempre los esperados. Por ejemplo, un retailer de ecommerce estaba convencido de que su cuello de botella era el picking, pero descubrió que su punto más crítico era realmente el transporte. Finalmente, las empresas más exitosas fueron capaces de identificar de forma rápida y precisa sus nuevos cuellos de botella y centrar sus esfuerzos en gestionarlos.
Resumiendo, nuestro estudio concluyó con que para responder de forma rápida y efectiva a un impacto de este calibre, empresas y cadenas de suministro necesitan medidas simultáneas en la planificación de recursos, gestión de planta, comunicación, planificación de ventas y operaciones, y control de la cadena de suministro. Si las empresas con las que hemos hablado para realizar este estudio no hubieran tomado estas medidas, las compras de pánico probablemente hubieran aumentado, y el rendimiento de la cadena de suministro se hubiera visto significativamente comprometida por el efeto látigo. Con la industria de alimentación preparándose para la próxima oleada de coronavirus, o eventos similares que pudieran ocurrir en un futuro, ésta debería considerar una ágil planificación y el control de los cuellos de botella como las medidas clave que ayudarán a las empresas a mantenerse los suficientemente resilientes como para capear la tormenta.
Lauri Loikkanen es un RELEXian que actualmente está en excedencia para realizar sus estudios de doctorado en el Departamento de Ingeniería y Gestión Industrial de la Universidad de Aalto.
