Dirk Rossmann GmbH es la segunda cadena de droguerías más grande de Alemania y opera más de 4.000 tiendas en ocho países. Por volumen de negocio, la compañía se encuentra entre los 10 retailers de alimentación más importantes de Alemania.
Rossmann dependía de un software de planificación de la cadena de suministro obsoleto con múltiples módulos desconectados y complementos desarrollados internamente para la gestión de promociones y temporadas. Los resultados eran unos procesos de la cadena de suministro inconexos, creando problemas de consistencia, con impactos negativos en la toma de decisiones en todas las tiendas de Alemania.
Llegó un momento en el que Rossmann se dio cuenta de que su solución no podía configurarse para satisfacer sus complejas necesidades. La empresa empezó una búsqueda de proveedor para identificar un sistema de la cadena de suministro que pudiera llevar sus procesos de planificación críticos – gestión de inventario multi-echelon y reabastecimiento de la planificación promocional y de temporada – a un único sistema centralizado. También quería un sistema que pudiera ofrecer una gran flexibilidad sin tener que reprogramar o codificar
Rossman puso cuatro condiciones para la nueva solución:
- Que aumentara la disponibilidad
- Que redujera el inventario
- Que mejorara la gestión de los productos en promoción
- Que tuviera un único sistema centralizado para gestionar los flujos de las entregas tanto continuas como promocionales
Rápida Implantación, Resultados Rápidos
En 2017, después de evaluar a múltiples proveedores, Rossmann seleccionó RELEX y se convirtió en el primer gran cliente alemán de RELEX. El sistema se escogió por sus funcionalidades de planificación de previsión de la demanda, reabastecimiento y promociones flexibles y personalizables. RELEX empezó a implantarse en todas las tiendas y CD que Rossmann tiene en Alemania en febrero de 2017 y se completó en septiembre del mismo año. El alcance inicial del proyecto incluía la planificación integrada de la cadena de suministro y el pronóstico de promociones, así como proyecciones de inventario, alertas de capacidad, calendarios de entregas dinámicos para los pedidos de almacén, y la posibilidad de gestionar automáticamente cambios en la red de proveedores en los procesos de planificación de la capacidad y de reabastecimiento.
RELEX empezó a calcular pedidos para todo el surtido activo de Rossmann (aproximadamente, 35 millones de producto-ubicación); lo que permitía al equipo de Rossmann refinar sus configuraciones y revisar los procesos de pedido en todas las categorías antes de continuar. Esto, no solo le dio al equipo de Rossmann la garantía de la calidad de los cálculos antes de cada puesta en marcha, sino que también evitaba cualquier deterioro en el rendimiento del sistema con cada actualización.
La previsión de la demanda y el reabastecimiento integrados del sistema RELEX dio beneficios de disponibilidad casi inmediatos. Durante la primera compra de la temporada de diciembre tras la implantación, Rossmann pudo reducir las roturas de stock en un 17%, y en el primer período de compras de Pascua después de la implantación, las roturas de stock disminuyeron un 25%. De igual forma, el número de tiendas con problemas de capacidad se redujo un 85% a los tres meses de la implantación. Todas estas mejoras de disponibilidad se consiguieron con unos inventarios ligeramente más bajos que antes de RELEX
Además, Rossmann tenía unos requerimientos que eran específicos de su modelo de negocio y procesos establecidos. Como Rossmann depende en gran medida de las campañas promocionales, había establecido flujos de entregas separados para el inventario de surtido promocional vs el general y necesitaba la capacidad de controlarlos todos individualmente.
El sistema RELEX proporcionó una visibilidad aumentada tanto de los posibles futuros cuellos de botella tanto en capacidad como en pronósticos de demanda, permitiendo que el equipo de Rossmann mejorara el tiempo y la priorización de los pedidos y entregas promocionales. El sistema también incorpora información sobre la capacidad de estantería tanto para los productos en promoción como para los continuos en el sistema de reabastecimiento automatizado. Estas funcionalidades RELEX permitieron que Rossmann aumentara la eficiencia, redujera las tareas de reposición de estanterías, y aliviara la presión logística reduciendo el inventario de los productos promocionados en un 30% y disminuyendo las roturas de stock un 10% año tras año.
La Ventaja RELEX: Una Solución Flexible y Adaptable
Una vez completada la implantación, Rossmann determinó que el mayor beneficio de negocio de RELEX es la capacidad de “configurar, no codificar” el sistema.
“A diferencia del antiguo software de gestión de inventario, RELEX nos da la capacidad de reaccionar rápidamente a las nuevas circunstancias y requerimientos – y nosotros ni siquiera necesitamos tener conocimientos de programación para hacerlo”, dice Jürge Mattulke, director de Supply Chain de Rossmann.
El sistema RELEX da a los usuarios la capacidad de configurar el sistema según las necesidades específicas de su negocio sin tener que hacer una reprogramación significativa. Aprovechando esta funcionalidad, los equipos internos de la empresa fueron capaces de crear configuraciones específicas para Rossmann con una mínima participación por parte de RELEX o incluso, en muchos casos, sin que RELEX tuviera que intervenir.
Al mantener los procesos de especificación, implementación y testeo principalmente en interno, Rossmann no sólo pudo reducir significativamente los costes de desarrollo, sino que también reforzó la cultura interna de innovación, donde las ideas rápidamente podían pasar a producción, en días en vez de en meses. También se mejoró la calidad de los cambios de procesos. Como resultado, la compañía ahorró miles de días de consultoría y un tiempo valioso que de otra manera se hubiera consumido en reuniones externas.
Este nivel de control sobre el sistema hizo que Rossmann pudiera experimentar con la funcionalidad de RELEX, ejecutar testeos de escenarios con facilidad, y explorar nuevos conceptos que pudieran mejorar los procesos de la cadena de suministro. Rossmann también pudo desarrollar de forma continua sus procesos de negocio a lo largo del tiempo creando cientos de configuraciones individualizadas y lógicas de control dentro de la plataforma adaptable de RELEX.
Mattulke señala, “la mayor ventaja de RELEX es que podemos adaptarlo fácilmente a nuestras necesidades de negocio. No nos obliga a adaptar nuestros procesos al software como hacen otros sistemas. Nosotros estamos adaptando el sistema a nuestros procesos”.
Una Gestión de la Crisis de Coronavirus Exitosa Debido a Actualizaciones Flexibles
Como para la mayoría de los retailers de todo el mundo, la pandemia del coronavirus presentó un importante reto para Rossmann. Para asegurar que los productos esenciales estaban disponibles para sus clientes durante el periodo de alta demanda, el equipo de la cadena de suministro de Mattulke necesitaba adaptar rápidamente sus procesos automatizados. Desarrollaron un proceso que les permitía gestionar las posiciones de los pedidos y despriorizar tanto los productos no esenciales como los productos que no estaban en riesgo de rotura de stock, lo que les ayudaba a gestionar los grupos de productos más críticos y asegurar la disponibilidad con sus proveedores. El equipo sólo necesitó dos días para poner en práctica la idea con las nuevas configuraciones en el sistema y como resultado, pudieron reaccionar rápidamente a los cambios de la demanda y minimizar la escasez y roturas de stock durante la fase más crítica de la pandemia.
La crisis también trajo un cambio masivo en el volumen de clientes. Con los confinamientos, las tiendas con altos ingresos del centro de las ciudades vieron una atípica disminución del 50% del tráfico, mientras que las tiendas a las afueras de las grandes ciudades experimentaron un incremento similar en el volumen. Rossmann manejó este cambio usando RELEX para ajustando pronósticos a nivel tienda, lo que les permitió abordar las necesidades de cada tienda aumentando el inventario para ajustarse a la demanda local.
“Con RELEX pudimos capear con éxito la crisis provocada por la COVID-19, dar soporte a las tiendas individuales y satisfacer las necesidades de nuestros clientes con un alto nivel de servicio durante este momento único de cambio de la demanda”, explica Mattulke. “Esto hubiera sido imposible con nuestro antiguo sistema. El sistema de RELEX nos permite reaccionar rápidamente a nuevos requerimientos y circunstancias. Su flexibilidad nos ha dado oportunidades para cambiar e implementar procesos de formas en las que nunca habíamos pensado. Esto fue especialmente importante cuando tuvimos que reaccionar rápidamente para cumplir con los cambios en la demanda de los consumidores que no habíamos anticipado”