Una solución de planificación puede ser un gran activo para ayudar a optimizar los niveles de inventario y la disponibilidad, pero ¿qué ocurre si los datos que llegan al sistema son inexactos? ¿O si esos datos se filtran a otras áreas de operaciones?
Ya que una solución de planificación es tan buena como los datos que se ingresan en el sistema, identificar dónde hay problemas en el flujo de datos de inventario puede ayudar a maximizar el retorno de la inversión (ROI) de una solución y mejorar la precisión y la gestión del inventario.
Por qué unos Datos Precisos son Vitales para la Gestión del Inventario
Además de hacer que una solución de planificación no se use de manera óptima, los datos de inventario incorrectos pueden influir en otras áreas de operación, incluidos los indicadores clave (KPIs) de tienda, la disponibilidad del cliente, mermas y ventas.
Por ejemplo, si el registro muestra que hay 20 plátanos en stock, pero en realidad hay 100 en la tienda, hay 80 plátanos que corren el riesgo de estropearse. Y viceversa, si el registro de inventario muestra 100 plátanos, pero solo hay 20 en los estantes, existe el riesgo de pérdida de ventas y una caída en la satisfacción del cliente.
Las discrepancias de datos no solo se limitan a afectar las operaciones de una tienda. Las imprecisiones menores se acumulan en toda la red de tiendas y pueden convertirse en pérdidas mucho más significativas. Un artículo costoso como un filete con un stock registrado de 100 por 700€ y un número de real cercano a 200 puede causar inconsistencias presupuestarias. Multiplicar esa inexactitud por 50 o 100 tiendas demuestra el impacto de estas irregularidades en el control financiero.
En el peor de los casos, esta inexactitud del inventario puede causar una pérdida financiera por la merma y la pérdida de ventas, como mínimo, una gran cantidad de intervención manual que consume mucho tiempo. Volver a ingresar estos números a mano podría ayudar a solucionar el problema, pero anula las ventajas de tener una solución de planificación de inventario optimizada en primer lugar. Identificar dónde puede fallar la recogida de datos inicial es un buen primer paso a la hora de buscar una solución
Cuatro Causas Comunes de la Inexactitud de los Datos de Inventario
1. Consideraciones de comercialización
Cuando se colocan productos similares, uno al lado del otro, es fácil para el personal de la tienda escanear las etiquetas incorrectamente o contar el mismo artículo varias veces al hacer el inventario. Los productos con diferentes variedades, como las sopas, pueden presentarse en 12 sabores variados y dar como resultado 12 etiquetas diferentes, que podrían confundirse entre sí y contarse incorrectamente.
Escanear este tipo de artículos en la caja registradora o en el autopago también puede dar como resultado que los artículos se escaneen más de una vez o que se registren como un producto diferente durante el pago. Supervisar o evitar el uso de claves de multiplicación durante el proceso de pago puede garantizar que los productos similares se registren con precisión en el punto de venta.
2. Ubicaciones de productos
Los productos con múltiples ubicaciones en tienda también pueden causar confusión durante los recuentos de inventario. ¿Se han contado todos los productos en toda la tienda? Las barras de chocolate, por ejemplo, pueden tener una cierta cantidad de stock ubicado cerca de las cajas registradoras, pero también una ubicación secundaria en los lineales del pasillo de dulces.
También surgen problemas al suponer que todos los productos están en una ubicación adecuada. Los pallets más grandes y los artículos sueltos, como huevos y bebidas deportivas, pueden pasarse por alto o contarse mal. Una unidad de medida coherente para estos diferentes productos durante el recuento puede ayudar a eliminar la complejidad que podría dar lugar a errores en el proceso.
3. Horarios de entregas
El horario de los recuentos de inventario y el horario de entregas puede tener un impacto en los datos reflejados en los niveles de stock. Es posible que una tienda con un horario estándar de apertura, cierre y horarios de entregas no tenga ningún problema. Sin embargo, una tienda que abre las 24 horas o una con horarios de entrega irregulares puede perder números de inventario en sus recuentos de la mañana o de la tarde.
Si los recuentos de inventario se realizan a las 10:00 a. m. y las entregas de frutas y verduras se realizan a las 11:00 a. m., los números de stock podrían estar desfasadas en cientos de productos. Tratar de tomar decisiones a lo largo del día sobre estos datos en tiempo real puede causar incertidumbre, por lo que cualquier acción relacionada con los recuentos de inventario debe realizarse en una secuencia adecuada.
4. Uso del stock no registrado
El consumo interno del stock de tienda, como el de cafeterías o panaderías dentro de la tienda, también debe registrarse con cuidado. Si un restaurante en tienda usa 15 paquetes de salchichas para las comidas durante el día y no registra con precisión esos números, eso significa que faltan 15 paquetes de salchichas del recuento de existencias cada día. Sin mencionar que los ingredientes para hornear, las opciones de la barra de ensaladas y las comidas para llevar pueden afectar a las cifras de inventario que, de otro modo, serían estables.
Cómo mejorar la recopilación de datos y la precisión del inventario
Estas pequeñas discrepancias en los datos de stock pueden convertirse en problemas importantes en la precisión del inventario, por lo que es fundamental adelantarse a los errores de entrada de datos de stock. Una buena solución de planificación puede registrar cuándo cambian medidas de stock y evaluar los indicadores clave de rendimiento que pueden ayudar a identificar un escenario en el que los datos de entrada podrían ser incorrectos.
Si bien invertir en métodos automatizados para mantener la precisión del registro de existencias (como notificaciones de envíos, etiquetas RFID u otros mecanismos de seguimiento electrónico) puede ser de gran ayuda, también puede ser costoso y llevar mucho tiempo implementarlos. Sin embargo, los retailers pueden analizar sus propios datos de inventario para identificar patrones que indiquen un error en el registro de stock.
Por ejemplo, crear un informe para encontrar artículos con un registro de inventario positivo pero sin ventas recientes ayudaría a identificar los casos en los que el registro es demasiado alto. Por otro lado, los informes de un artículo con ventas mayores que el registro de inventario mostrarían lo contrario y harían que el stock mostrara un valor negativo o cero. El monitoreo de áreas con una gran cantidad de ajustes de inventario también es una buena práctica para que los retailers detecten a tiempo los datos inexactos.
Una buena solución de planificación de retail puede usar los datos disponibles para crear vistas y alertas para los usuarios, lo que la convierte en una excelente herramienta para alguien que busca identificar estos patrones.
Los retailers deben mantener una medición constante de los cambios y las incoherencias en los niveles de inventario, al tiempo que evitan las trampas de la recopilación de datos de inventario para garantizar que su sistema de planificación sea proactivo en lugar de reactivo y que sus planes de inventario sean precisos y estén optimizados. La supervisión de las áreas de productos que tienen una precisión de inventario sistemáticamente baja puede ayudar a los minoristas a identificar las causas fundamentales de la inexactitud y permitir a las empresas alterar sus políticas de la cadena de suministro a tiempo para mitigar una mala experiencia del cliente.
