La gestión de cualquier surtido de retail puede ser compleja, pero la gestión del inventario de medicamentos con receta presenta un reto único en el mundo del retail. Los medicamentos con receta no sólo están muy regulados, sino que además lo están de forma diferente dependiendo del país en el que opere la farmacia.
Pero, independientemente del país en el que se encuentre la farmacia, los medicamentos de venta con receta plantean unos desafíos en la gestión de inventario que la mayoría del resto de retailers nunca tienen que afrontar. La categoría de “medicamento con receta” es extremadamente compleja e incluye una combinación de productos de alta y baja rotación así como productos que caducan o requieren un control de temperatura.
Las farmacias tienen que hacer seguimiento de miles de medicamentos con ratios de prescripción totalmente diferentes, y luego alinear su inventario con una base de clientes locales que pueden tener necesidades inesperadas o difíciles de prever. Y como los medicamentos prescritos nunca son una compra compulsiva, las farmacias no pueden conducir la demanda a través de promociones o atractivos layouts en las tiendas. Los equipos centrales de planificación deben anticiparse y reaccionar rápidamente a los cambios de la demanda a medida que cambian la normativa o las reglas de las compañías de seguros.
A medida que las farmacias de todo el mundo se mueven hacia la omnicanalidad (o incluso se pasan al canal online), nuevas capas de complejidad se van añadiendo, como por ejemplo, cómo y dónde se almacenan y entregan las medicinas. Afortunadamente, las soluciones de planificación modernas están bien dotadas para dar soporte a las farmacias para que afronten nuevos y antiguos retos.
Las farmacias deben gestionar el inventario minuciosamente para mantenerse competitivas
Los clientes han de tener la seguridad de que su farmacia puede proporcionarles el medicamento que necesitan cuando lo necesitan. Por eso el mayor reto de las farmacias en materia de inventario consiste en determinar que productos tener almacenados in situ (ya sea una tienda, centro de distribución o almacén) siempre y cuáles pueden pedirse a proveedores cuando surge la necesidad.
Esto hace que las farmacias tengan que mantener un buen equilibrio de la disponibilidad mientras responden a la demanda fluctuante. Por un lado, las farmacias no deberían depender demasiado de pedidos puntuales de medicamentos que no tienen en stock, ya que este enfoque puede llevar a pérdidas de venta y clientes insatisfechos. Por otro lado, tienen que evitar el exceso de stock y las mermas, que pueden afectar unos márgenes que ya son muy ajustados.
Productos de alta rotación vs productos de baja rotación: Cumplir con la demanda por categoría
Los medicamentos con receta de alta rotación (como los de control de la presión arterial) normalmente son baratos de almacenar. No necesitan una gran inversión, así las farmacias pueden asegurar una alta disponibilidad para ajustar la alta demanda de estos productos sin arriesgar su cuenta de resultados. La cuestión, por tanto, es saber qué cantidad de medicamentos se puede tener a mano (sobre todo en términos de capacidad del local/espacio de almacenamiento) y con qué frecuencia habrá que reabastecerlos.
Y aunque no se puede decir que la gestión de estos productos de alta rotación sea fácil, la gestión de los artículos de baja rotación aún puede ser más complicada. Las recetas de productos de baja rotación no suelen tener muchos datos de venta disponibles, así que es difícil hacer una previsión de la demanda precisa. Las farmacias necesitan un enfoque basado en datos para determinar si un producto de baja rotación debería almacenarse en una tienda en concreto, cuándo y en qué cantidad.
Para gestionar de forma exitosa la demanda de las recetas tanto de productos de alta como baja rotación, las farmacias necesitan tener un sistema de planificación muy flexible. Los planificadores de la cadena de suministro deberían poder configurar su solución para automatizar los pedidos de reabastecimiento para los productos de rotación rápida. Para los medicamentos de baja rotación, raros y/o caros, los farmacéuticos deberían poder enviar información sobre la demanda local para que el sistema pueda determinar si esos medicamentos deberían ser añadidos al surtido de su tienda.
Establecer reglas desde central para apoyar niveles de inventario locales precisos
Cada farmacia quiere optimizar su inventario, pero lo que es óptimo para una tienda puede que no lo sea para el resto. Las tiendas más concurridas con alto volumen de ventas y una trastienda pequeña se enfrentan a retos diferentes que tiendas que tienen menos afluencia pero con un gran espacio de almacenaje o tiendas que tienen que cumplir con pedidos físicos y online.
Con una suficiente cantidad de datos de entrada (como frecuencia de ventas y costes de producto), un sistema avanzado de gestión de inventario puede automatizar muchas tareas de reabastecimiento.
Para conseguirlo, el sistema debería ser capaz de gestionar diferentes categorías de medicamentos y tener en cuenta:
- Variaciones locales
- Cambios en regulaciones sanitarias o en las pólizas de los seguros de salud.
- Aparición de nuevos medicamentos en el mercado (ya sean de marca o genéricos)
Y para satisfacer con eficacia la demanda local variable, el sistema también tiene que ser lo suficientemente flexible como para permitir a los usuarios que personalicen la estrategia de reabastecimiento para una tienda en concreto.
Mientras que los medicamentos con receta más comunes pueden reabastecerse como muchos otros productos en retail, los planificadores pueden configurar el sistema de gestión para los productos de baja rotación y evitar pérdidas de venta que acabarán produciéndose si el cliente no encuentra el producto disponible.
Un buen sistema puede combinar el seguimiento de datos de ventas perdidas con datos de pedidos especiales (cuando un cliente decide esperar a que llegue el medicamento) para determinar si se tiene que almacenar productos de baja rotación permanentemente o si se sigue reabasteciendo según se solicite.
Por ejemplo, un planificador puede configurar el sistema para que automáticamente añada un medicamento al surtido local de una tienda después de cuatro peticiones. En este caso, “cuatro peticiones” podría ser dos ventas perdidas y dos veces que el farmacéutico hizo un pedido especial. Esta combinación activaría la regla, y en el futuro, el sistema añadiría automáticamente el producto.
En cualquier caso, la automatización de las decisiones de surtido no es suficiente para garantizar la precisión. El sistema necesita calcular continuamente pronósticos y stocks de seguridad para apoyar el reabastecimiento automatizado, sobre todo durante los diferentes ciclos de vida de los productos.
Equilibrar la gestión automatizada de recetas con excepciones locales
Para que las farmacias gestionen con éxito el inventario de medicamentos con receta, los planificadores han de contar con una herramienta que pueda automatizar la previsión y el reabastecimiento de toda la cadena. Al mismo tiempo, el sistema debe permitir que los farmacéuticos puedan compartir fácilmente las tendencias locales y realizar modificaciones localizadas según sea necesario.
Gracias al uso de un sistema automatizado para manejar las medicinas más comunes, los equipos locales pueden dedicarse a las excepciones y modificar manualmente los pedidos según la demanda local. Esto garantiza que los clientes puedan tener los medicamentos que necesitan en todas las tiendas cuando los necesiten.
