Tietosuojaseloste – RELEX myynti ja markkinointi

Tämä tietosuojaseloste (“tietosuojaseloste” ) kertoo, kuinka Retail Logistics Excellence – RELEX Oy (“RELEX Oy”) ja sen maailmanlaajuiset tytäryhtiöt (yhdessä “RELEX“) käsittelevät myyntiä, markkinointia ja siihen liittyvää asiakashallintaa varten kerättyjä tietoja. Henkilöt joita tämä seloste koskee, ovat yleensä RELEXin asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöitä ja muita asiaankuuluvia henkilöitä.    

Tässä tietosuojaselosteessa “sinä” viittaa RELEXin asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan yhteyshenkilöön, jonka henkilötietoja käsitellään. “Henkilötiedot” viittaa henkilötietoihin, joita käsitellään tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti. 
 
Tässä tietosuojailmoituksessa selitetään, minkä tyyppisiä henkilötietoja RELEX voi käsitellä ja mihin tarkoituksiin ja kenen kanssa voimme jakaa tällaisia henkilötietoja. Siinä kerrotaan myös, mitä vaihtoehtoja sinulla on henkilötietojesi käsittelyyn liittyen ja miten voit käyttää oikeuksiasi.

Rekisterinpitäjä 

RELEX ylläpitää RELEXin asiakasrekisteriä omia liiketoimintatarkoituksiaan varten. Muut RELEXin tytäryhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja RELEX Oy:n puolesta tässä ilmoituksessa määriteltyihin tarkoituksiin. 

Mitä tietoja käsitellään? 

RELEX kerää henkilötietoja suoraan sinulta ja julkisesti saatavilla olevista lähteistä siinä määrin, kuin se on asianmukaista ja sovellettavan paikallisen lainsäädännön mukaan sallittua. RELEX voi yhdistää antamasi henkilötiedot muihin tietoihin, jotka ovat RELEXin saatavilla joko yrityksesi (RELEXin asiakas tai mahdollinen asiakas) kanssa solmitun liikesuhteen perusteella tai julkisista lähteistä. Tämän tietosuojaselosteen mukaisesti käsiteltäviin henkilötietoihin kuuluvat seuraavat tiedot:

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Henkilötietojasi kerätään, käytetään, tallennetaan ja käsitellään muutoin seuraaviin yleisemmän tason tarkoituksiin:

1. suhteiden hallinta asiakkaidemme ja heidän edustajiensa kanssa, 
2. uusien asiakkaiden tavoittaminen heidän nimeämiensä edustajien kautta, 
3. markkinoinnin ja digitaalisen markkinoinnin toimet ja niiden mittaaminen, 
4. tapahtumien järjestäminen. 

Näihin tarkoituksiin kuuluvat esimerkiksi seuraavat toimet:

• RELEXin ja sen asiakkaiden välisen suhteen ja asiakastyytyväisyyden hallinnointi, ylläpito, kehittäminen ja analysointi sekä näihin liittyvä viestintä kanssasi.  
• liiketoimintamme ja palveluidemme suunnittelu ja kehittäminen sekä asiakaskyselyjen tekeminen. 
• kanssamme tapahtuvan yhteydenpidon ja kiinnostuksen kohteidesi seuranta.  
• RELEXin ja potentiaalisten asiakkaiden edustajien välisten suhteiden luominen ja kehittäminen kolmannen osapuolen yhteystietojen tarjoajien avulla.  
• markkina-analyysi, segmentointi ja tunnetilojen seuranta, joihin liittyy henkilötietojen käyttö yhteydenpidon tasolla.  
• viestintä, digitaalinen markkinointi ja suoramarkkinointi. Tällaisia toimia voidaan toteuttaa eri muodoissa, kuten puhelimitse, sähköpostitse, digitaalisessa markkinoinnissa tai henkilökohtaisissa tapaamisissa.  
• tiedonkeruu markkinointitoimiemme laadusta ja tehokkuudesta, mukaan lukien digitaalisten kanavien (verkkosivustot, maksettu mainonta) suorituskyvyn mittaaminen ja yleisöjen segmentointi. 
• tapahtumien järjestäminen, mihin kuuluu osallistujien määrän seuraaminen ja osallistujien jatkoseuranta. 

Oikeusperusteet  

Asiakassuhde. RELEXillä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietojasi analysoidakseen ja hallinnoidakseen suhdettaan asiakkaisiin, kommunikoidakseen asiakkaiden ja organisaation asianomaisten henkilöiden kanssa, järjestääkseen tapahtumia ja tiedottaakseen niistä, kerätäkseen tietoa markkinoiden tarpeista, asiakkaiden tarpeista ja tunteista sekä markkinointitoimien laadusta ja tehokkuudesta sekä yhdistelläkseen ja luokitellakseen tietoja edellä mainittuihin tarkoituksiin. 

Myynti- ja markkinointitoiminta. RELEXillä on oikeutettu etu markkinoida tuotteita ja palveluja potentiaalisille asiakkaille ja heidän yhteyshenkilöilleen sekä kerätä tietoja, jotta se voi viestiä asianomaisten henkilöiden kanssa.  

Suoramarkkinointi. RELEXillä on oikeutettu etu markkinoida tuotteitaan ja palveluitaan kerättyjen henkilötietojen perusteella. Monilla lainkäyttöalueilla tämä koskee myös markkinointiviestejä. Jos nämä toimet toteutetaan suoramarkkinointiviestien muodossa, vastaanottajalla on vastapainoisesti mahdollisuus kieltäytyä tällaisista viesteistä. Joillain lainkäyttöalueilla suoramarkkinointiviestien on perustuttava suostumukseesi. RELEX noudattaa markkinointiviestejä koskevia lakeja. 

Digitaalisen sitoutumisen seuranta. Kun seuraamme kiinnostuksen kohteitasi ja vuorovaikutustasi verkkosivustoillamme tai kirjeenvaihdossamme, teemme sen suostumuksellasi. Suostumuksesi vastaanottaa markkinointiviestejä meiltä ohjaa myös RELEXin markkinointisähköpostien seurantapikseleitä. Useimmissa sähköpostisovelluksissa voit hallita lähettäjän kykyä seurata vuorovaikutustasi viestin kanssa sen perusteella, lataatko viestiin liittyviä kuvia. 

Huomioi, että kaikki sähköinen viestintä ei ole suoramarkkinointia. RELEXillä on esimerkiksi sopimusvelvoite olla yhteydessä nykyisiin asiakkaisiin ja yhteyshenkilöihin tiedottaakseen ja kommunikoidakseen erilaisista käytännön seikoista ja kaupallisista asioista. RELEXin viestit voivat siis sisältää markkinointiviestejä, palveluviestejä, kyselyjä ja muunlaisia viestejä. Vaikka käytämme näihin samoja työkaluja, varmistamme aina, että viestiemme luonne ja tarkoitus ovat selvät. 

Henkilötietojen lähde  

Saamme yritysten yhteystiedot myyntitietotyökaluista, kuten Zoominfosta, Apollosta ja Lushasta. Saatamme myös hankkia joitain sinua koskevia henkilötietoja, kun keräämme markkinatietoa Clearbitin, 6Sense Insightsin ja HG Insightsin kaltaisten palveluntarjoajien avulla. 

Osana liikesuhdettamme asiakkaidemme kanssa ylläpidämme tietoja, jotka voivat sisältää yhteystietosi ja asiaankuuluvat ammatilliset tiedot. Näitä tietoja täydennetään tiedolla sillä, miten asiakasyritys ja sen työntekijät käyttävät palveluitamme ja kommunikoivat kanssamme. Henkilötiedot voivat tulla myös suoraan sinulta muussa vuorovaikutuksessa henkilöstömme kanssa, kyselyvastausten, palautteen, verkkosivuston, sähköpostien, mainosten, sosiaalisen median tai ammatillisten portaalien kautta.  

Tällaisesta tietojen keräämisestä kerrotaan esimerkiksi RELEXin kumppaniportaalin tietosuojaselosteessa sekä RELEXin verkkosivuston tietosuojaselosteessa. 

Henkilötietojen luovuttaminen on yleensä vapaaehtoista, erityisesti jos työnantajallasi ei ole aiempaa suhdetta RELEXiin. Tietyt palvelut, kuten tapahtumiin rekisteröityminen, edellyttävät kuitenkin tiettyjä tietoja. Jos työskentelet RELEXin asiakkaalle, meillä saattaa jo olla tietosi sopimusyhteistyön helpottamiseksi. RELEX ei voi täyttää sopimusvelvoitteitaan ilman asiakkaiden avainhenkilöiden tietoja. 

Suurimmaksi osaksi RELEX on saanut henkilötietosi edellä mainituista lähteistä tai voit henkilötietoja pyydettäessä vapaasti päättää olla antamatta meille tietojasi. Voit myös aina kieltäytyä markkinointiviestinnästä tai muutoin ilmoittaa RELEXille, että henkilötietojasi ei saa käyttää myynti-, yhteistyö- ja markkinointiviestintään. 

Henkilötietojen siirto henkilötietojen käsittelijöille  

RELEX rajoittaa henkilötietojen käsittelyn oletusarvoisesti omaan organisaatioonsa ja tytäryhtiöihinsä. Tarvitsemme kuitenkin kolmansien osapuolien apua asiakasrekisterimme ylläpitämiseen ja siihen liittyviin myynti- ja markkinointitoimintoihin.  

Henkilötietosi voidaan antaa RELEXin palveluntarjoajien käyttöön tätä tarkoitusta varten. Tällaisia yhteisöjä (“käsittelijät”) ovat muun muassa: 

• Salesforce – Asiakassuhteiden hallinta 
• Hubspot – Markkinoinnin automaatio 
• Folloze – Laskeutumissivu & analyysi 
• 6Sense – Tiliperusteinen markkinointi 
• Salesloft – Asiakashankinta 
• Influ2 – Digitaalinen mainonta 
• Livestorm – Tapahtumien hallinta 
• Microsoft – Integraatio

Lisää Yksityiskohtaista tietoa tällaisista käsittelijöistä on saatavilla RELEXin verkkosivuston tietosuojaselosteesta. 

Kansainväliset tiedonsiirrot 

RELEX toimii maailmanlaajuisesti. Vaikka pyrimme säilyttämään henkilötietojasi Euroopan unionin alueella, osa organisaatiostamme ja käyttämiemme työkalujen ja niihin liittyvien palvelujen tarjoajat sijaitsevat tai toimivat Euroopan unionin ulkopuolella. Näin ollen osaa henkilötiedoistasi säilytetään tai niitä käsitellään Euroopan unionin/ETA:n ulkopuolisissa maissa, joihin tietoja siis siirretään.  

Kun henkilötietojasi siirretään Euroopan unionin ulkopuolelle, varmistamme, että siirto on laillinen ja turvallinen tekemällä henkilötietojen vastaanottajan kanssa Euroopan unionin komission vakiosopimuslausekkeisiin perustuvia sopimuksia ja/tai toteuttamalla muita suojatoimia. 

Jos henkilötietoja käsittelevät RELEXin tytäryhtiöt, edellytämme, että jokainen RELEXin työntekijä käsittelee henkilötietojasi sinulle antamiemme tietosuojasitoumusten mukaisesti. 

Voit pyytää lisätietoja tietojen siirrosta ja käytössä olevista asianmukaisista suojatoimista sekä saada kopion asiaan liittyvistä asiakirjoista. Yhteystiedot ovat tämän selosteen lopussa. 

Henkilötietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille 

Sen lisäksi, että käytämme kolmansia osapuolia myynti- ja markkinointitoimintojemme toteuttamiseen, niihin liittyviä henkilötietoja jaetaan itsenäisesti toimiville kolmansille osapuolille tietyissä tilanteissa. RELEX jakaa tarvittavat henkilötiedot seuraavantyyppisten yhteisöjen kanssa:

• RELEX-kumppanit, jotka osallistuvat RELEXin ratkaisujen myyntiin, toimitukseen ja/tai integrointiin, jotta useat osapuolet voivat tehdä saumatonta yhteistyötä. 
• Suuret digitaaliset mainosalustat, kuten Google ja LinkedIn, jotka mahdollistavat sen, että voimme suunnitella ja seurata kohdennettuja markkinointitoimia sekä tavoittaa ja sitouttaa sinut paremmin kyseisillä alustoilla. Tähän voi kuulua myös muita mainos- ja automaatioyrityksiä, jotka tarjoavat RELEXille asiaan liittyviä analyysitoimintoja. 

Henkilötietojesi muu käyttö tai luovuttaminen  

Yritysten sulautumiset ja yritysostot: Jos RELEX ryhtyy toimiin myydäkseen, ostaakseen, sulauttaakseen tai muulla tavoin järjestääkseen liiketoimintaansa uudelleen tietyissä maissa, tähän saattaa sisältyä henkilötietojen paljastaminen mahdollisille tai tosiasiallisille ostajille, myyjille, kumppaneille tai näiden neuvonantajille. Näissä tilanteissa RELEX suorittaa kaikki kohtuulliset toimenpiteet, joilla varmistetaan, että nämä mahdolliset tai tosiasialliset ostajat, myyjät, kumppanit tai näiden neuvonantajat noudattavat asianmukaisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi. 

Henkilötietojesi käsittely tai paljastaminen saattaa olla oikeutettua tai sallittua myös tilanteissa, joita ei ole mainittu tässä tietosuojaselosteessa. Yksi esimerkki tällaisesta tilanteesta on oikeuden määräyksen noudattaminen, viranomaisten antama määräys, jonka seurauksena meidän on toimitettava tiedot.  

Muita olosuhteita, joissa henkilötietojesi luovuttaminen kolmannelle osapuolelle voi olla oikeutettu etu, ovat esimerkiksi olemassa olevan ongelman ratkaiseminen tai kolmansien osapuolten oikeutettujen tietovaatimuksien täyttäminen. Noudatamme sovellettavaa lainsäädäntöä kaikkien tällaisten toimenpiteiden osalta. 

Tietojen säilyttämisaika 

Henkilötietojasi käsitellään: 

• olemassa olevan asiakassuhteen tapauksessa niin kauan kuin se on tarpeen asiakassuhteen ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi sen asiakkaan kanssa, jonka yhteyshenkilö olet; ja 
• kun kyseessä ovat potentiaaliset asiakkaat, niin kauan kuin RELEXillä on oikeutettu tarve säilyttää henkilötiedot myyntiä, markkinointia, viestintää ja muita vastaavia tarkoituksia varten.

RELEX tarkistaa säännöllisesti asiakasrekisterin yhteystiedot varmistaakseen, että henkilötietoja säilytetään vain siinä määrin, kuin se on perusteltua edellä esitetyn mukaisesti. 

Turvallisuus  

RELEX on ottanut käyttöön asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä riittävän tietosuojan varmistamiseksi. Nämä turvatoimet on suunniteltu henkilötietojesi luvattoman käytön ja tietojen luvattoman muokkauksen estämiseksi. Tähän sisältyy henkilötietojesi käyttöoikeuden rajoittaminen ja tietojen varastointi sellaisilla palveluntarjoajille, jotka pystyvät osoittamaan riittävän tietoturvan tason. 

Oikeuksiesi käyttämien 

Sinulla on seuraavia oikeuksia liittyen keräämiimme henkilötietoihin:  

• Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihin ja saada kopio niistä henkilötiedoista, jotka voimme tunnistaa sinusta.  
• Jos havaitset henkilötiedoissasi virheitä, voit pyytää, että nämä virheet korjataan.  
• Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi keräämistä ja käsittelyä, jos tapa, jolla käsittelemme tietojasi, rikkoo oikeuksiasi enemmän kuin voidaan objektiivisesti katsoa sallituksi.  
• Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan säilyttämämme henkilötiedot, kun meillä ei enää ole puolustettavissa olevaa syytä säilyttää niitä tai kun sovellettava tietosuojalaki ei salli sitä muulla tavalla.  
• Jos toteat, että henkilötiedot, joita meillä on sinusta, ovat virheellisiä tai että meillä ei ole laillisia oikeuksia käyttää näitä tietoja, sinulla on oikeus pyytää lopettamaan henkilötietojesi käsittely tai pyytää vain säilyttämään henkilötietojasi, kunnes ongelma on ratkaistu.  
• Jos keräämme sinusta henkilötietoja käyttäjän suostumuksen perusteella, voit perua suostumuksesi asianmukaisten asetusten kautta. 

Jos sinulla on kysyttävää tietojenkäsittelystä, jota RELEX suorittaa omiin tarkoituksiinsa, tai jos haluat käyttää sovellettavien lakien, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, mukaisia oikeuksiasi, yhteystietomme löytyvät alta.  

Jos haluat yksinkertaisesti kieltäytyä sähköisestä viestinnästä, käytä meiltä saamiesi sähköpostiviestien kieltäytymistoimintoa. 

Jos koet, että RELEX ei noudata lakisääteisiä oikeuksiasi, sinulla on oikeus tehdä valitus Suomen Tietosuojavaltuutetun toimistoon. 

Profilointi  

RELEX käyttää kerättyjä henkilötietoja viestinnän kohdentamiseen eri asiakasryhmille tai mahdollisille asiakkaille, mukaan lukien tällaisten asiakkaiden tunnistetut ja asiaankuuluvimmat edustajat, eri ominaisuuksien, kuten maantieteellisen sijainnin tai toimialan, perusteella. Henkilötietoja ei muutoin käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon. 

RELEXin yhteystiedot   

RELEX Oy toimii rekisterinpitäjänä tässä tietosuojaselosteessa tarkoitettujen henkilötietojen osalta:  

Kaupan logistiikan huippuosaaminen – RELEX Oy  
Yritystunnus 1963444-1  
Osoite: Postintaival 7, FI-00230 Helsinki  
Verkkosivusto: www.relexsolutions.com  

RELEXin yhteyshenkilö tähän tietosuojaselosteeseen liittyvissä asioissa:  
RELEXin tietosuojavastaava: Hannes Saarinen, privacy@relexsolutions.com 

Muut RELEXin tytäryhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja RELEX Oy:n puolesta tässä tietosuojaselosteessa mainittuja tarkoituksia varten.  

Muutokset  

Teemme ajoittain muutoksia ja lisäyksiä tähän tietosuojaselosteeseen pitääksemme sen ajan tasalla. Ilmoitamme muuttuneesta tietosuojaselosteesta verkkosivuillamme tai jossakin muussa kanavassa, jonka kautta tämä tietosuojaseloste on aiemmin ollut saatavilla. Kaikki muutokset ovat voimassa päivitetyn tietosuojailmoituksen julkaisupäivästä lähtien.