Déclaration de confidentialité – Ventes et marketing RELEX

February 21, 2025

La présente déclaration de confidentialité (« Déclaration de confidentialité ») vous informe sur la manière dont Retail Logistics Excellence – RELEX Oy (« RELEX Oy ») et ses sociétés affiliées dans le monde entier (conjointement « RELEX ») traitent les informations collectées à des fins de vente, d’activités de marketing et de gestion des comptes associés. Les personnes concernées par cette politique sont généralement les personnes de contact et autres personnes concernées des clients et prospects de RELEX.

Dans la présente déclaration de confidentialité, « vous » désigne la personne de contact d’un client ou d’un prospect de RELEX dont les données à caractère personnel sont traitées. « Données à caractère personnel » fait référence à vos données à caractère personnel traitées dans le cadre de la présente déclaration de confidentialité.

La présente déclaration de confidentialité explique quels types de données à caractère personnel RELEX peut traiter et à quelles fins, et avec qui nous pouvons partager ces données à caractère personnel. Il explique également les choix qui s’offrent à vous concernant le traitement de vos données à caractère personnel et la manière dont vous pouvez exercer vos droits.

Responsable du traitement

RELEX tient le registre des clients de RELEX pour ses propres besoins commerciaux. D’autres sociétés affiliées de RELEX peuvent traiter des données à caractère personnel pour le compte de RELEX Oy aux fins spécifiées dans la présente déclaration.

Quelles données sont traitées ?

RELEX recueille des données à caractère personnel directement auprès de vous et auprès de sources accessibles au public dans la mesure où cela est pertinent et autorisé par la législation locale applicable. RELEX peut combiner les données personnelles que vous fournissez avec d’autres données dont elle dispose, soit sur la base de la relation commerciale avec votre entreprise (client ou client potentiel de RELEX), soit à partir de sources publiques. Les données à caractère personnel traitées dans le cadre de la présente déclaration de confidentialité sont les suivantes :

Informations que vous soumettez à RELEX ou qui sont recueillies par RELEX auprès d’autres sources	– Nom – Adresse électronique professionnelle – Numéro de téléphone – Intitulé du poste – Nom de l’entreprise – Adresse professionnelle – Pays – Pays de l’adresse IP – Profils de réseaux sociaux (tels que les informations du profil LinkedIn) – Besoins alimentaires – Votre interaction avec les employés de RELEX – Comment vous avez entendu parler de RELEX pour la première fois – La nature de l’engagement (telle que la nature d’une demande de suivi ou les produits d’intérêt)
Historique des correspondances	RELEX peut lier les conversations par chat, messagerie instantanée et courriel que vous avez eues avec des représentants de RELEX à votre dossier dans le registre des clients de RELEX.
Cookies et autres informations techniques utilisées pour suivre notre interaction numérique	Lorsque vous accédez au site web de RELEX, nos partenaires d’analyse web créent automatiquement des enregistrements qui suivent votre visite et les engagements associés.     Les cookies, les identifiants uniques (tels que les identifiants de marketing des appareils, les identifiants de suivi et de marketing) et d’autres technologies de suivi sont également utilisés pour suivre vos interactions avec le site web de RELEX, le contenu de ce dernier ou nos e-mails.   Nous utilisons également une technologie permettant d’identifier l’organisation à partir de laquelle vous visitez le site, en utilisant des visites anonymes, afin de nous aider à comprendre quelles entreprises visitent nos pages web.   Veuillez consulter la Déclaration de confidentialité du site Web RELEX pour plus de détails.

Finalités du traitement

Vos données à caractère personnel sont collectées, utilisées, stockées et traitées d’une manière générale pour les finalités suivantes :

la gestion des relations avec nos clients et leurs représentants,
contacter les nouveaux clients par l’intermédiaire des représentants qu’ils ont désignés,
activités de marketing et de marketing numérique et mesure de ces activités,
organisation d’événements.

Ces finalités comprennent des activités telles que :

la gestion, le maintien, le développement et l’analyse de la relation entre RELEX et ses clients et la satisfaction de ces derniers, ainsi que l’organisation de communications connexes avec vous.
la planification et le développement de nos activités commerciales et de nos services, ainsi que la réalisation d’enquêtes auprès des clients.
le suivi de votre interaction avec nous et de vos centres d’intérêt.
la mise en place et le développement de relations entre RELEX et les représentants appropriés des clients potentiels avec l’aide de fournisseurs de données de contact tiers.
l’analyse du marché, la segmentation et le suivi des sentiments, qui impliquent l’utilisation de données à caractère personnel au niveau des contacts.
pour des activités de communication, de marketing numérique et de marketing direct. Ces activités peuvent se dérouler sous diverses formes, notamment par téléphone, par courrier électronique, par marketing numérique ou par des rencontres personnelles.
le recueil d’informations sur la qualité et l’efficacité de nos activités de marketing, y compris la mesure de la performance des canaux numériques (sites web, publicité payante) et la segmentation des publics.
l’organisation d’événements, où nous enregistrons les participations et effectuons un suivi des participants.

Base juridique

Relation client. RELEX a un intérêt légitime à traiter vos données à caractère personnel dans le but d’analyser et d’administrer nos relations avec nos clients, de communiquer avec nos clients et avec les personnes concernées au sein de l’organisation, d’organiser et de communiquer nos événements, de recueillir des informations sur les besoins du marché, les besoins et les sentiments de nos clients ainsi que sur la qualité et l’efficacité de nos activités de marketing, et de combiner et catégoriser les données dans le cadre des objectifs susmentionnés.

Activités de vente et de marketing. RELEX a un intérêt légitime à commercialiser des produits et des services auprès de clients potentiels et de leurs personnes de contact, ainsi qu’à collecter des données pour communiquer avec les personnes concernées.

Marketing direct. RELEX a un intérêt légitime à commercialiser ses produits et services sur la base des données et à caractère personnel collectées. Dans de nombreuses juridictions, cette règle s’applique également aux communications marketing. Lorsque ces activités prennent la forme de communications de marketing direct, la possibilité pour le destinataire de se désinscrire de ces messages vient contrebalancer cet aspect. Certaines juridictions exigent que les messages de marketing direct reposent sur votre consentement. RELEX se conforme en conséquence aux lois applicables en matière de messages marketing.

Suivi de l’engagement numérique. Lorsque nous suivons vos intérêts et votre engagement sur nos sites web ou dans notre correspondance, nous le faisons avec votre consentement. Votre consentement à recevoir des messages de marketing de notre part contrôle également les pixels de suivi dans les e-mails de marketing de RELEX. La plupart des applications de courrier électronique vous permettent de contrôler la capacité de l’expéditeur à suivre votre interaction avec le message en fonction de votre choix de charger ou non les images associées dans le message.

Notez que toutes les communications électroniques ne relèvent pas du marketing direct. Par exemple, RELEX a l’obligation contractuelle de communiquer avec les personnes de contact de ses clients existants pour les informer et les renseigner sur divers aspects pratiques et commerciaux. Les messages RELEX peuvent donc comprendre des messages de marketing, des messages de service, des enquêtes et d’autres types de messages. Même si nous utilisons le même outil, nous veillons toujours à ce que le type et l’intention de notre message soient clairs.

Source des données à caractère personnel 

Nous obtenons les coordonnées des entreprises à partir d’outils de veille commerciale tels que Zoominfo, Apollo et Lusha. Nous pouvons également acquérir certaines données à caractère personnel vous concernant lorsque nous recueillons des informations sur le marché avec l’aide de fournisseurs tels que Clearbit, 6Sense Insights et HG Insights.

Dans le cadre de nos relations commerciales avec nos clients, nous conservons des dossiers qui peuvent contenir vos coordonnées et des informations professionnelles pertinentes. Ces données sont enrichies par la façon dont l’entreprise cliente et ses employés utilisent nos services et communiquent avec nous. Les données à caractère personnel peuvent également provenir directement de vous dans le cadre d’autres interactions avec notre personnel, de réponses à des enquêtes, de commentaires, de sites web, d’e-mails, de publicités, de réseaux sociaux ou de portails professionnels.

Cette collecte de données est expliquée, par exemple, dans la déclaration de confidentialité du portail des partenaires de RELEX ainsi que dans la déclaration de confidentialité du site web de RELEX.

La fourniture de données à caractère personnel est généralement facultative, en particulier si votre employeur n’a pas de relation préalable avec RELEX. Toutefois, certains services, comme l’inscription à des événements, nécessitent des informations spécifiques. Si vous travaillez pour un client de RELEX, il se peut que nous disposions déjà de vos données pour faciliter la collaboration contractuelle. Sans les données clés du personnel du client, RELEX ne peut pas remplir ses obligations contractuelles.

Dans la plupart des cas, RELEX dispose de vos données à caractère personnel provenant des sources susmentionnées ou, lorsqu’on vous le demande, vous pouvez librement décider de ne pas nous fournir vos données à caractère personnel. Vous pouvez également toujours refuser de recevoir nos communications marketing ou indiquer à RELEX que vos données à caractère personnel ne doivent pas être utilisées à des fins de vente, de collaboration et de communication marketing.

Transfert de données à caractère personnel à des sous-traitants

Par défaut, RELEX limite le traitement des données à caractère personnel à sa propre organisation et à ses sociétés affiliées. Cependant, nous avons besoin de l’aide de sous-traitants tiers pour maintenir notre registre de clients et entreprendre les opérations de vente et de marketing associées.

Vos données à caractère personnel peuvent être rendues accessibles à cet effet aux prestataires de services de RELEX. Ces entités (« sous-traitants ») comprennent :

Salesforce – Gestion de la relation client
Hubspot – Automatisation du marketing
Folloze – Page d’accueil et analyse
6Sense – Marketing basé sur les comptes
Salesloft – Proximité commerciale
Influ2 – Publicité numérique
Livestorm – Gestion événementielle
Microsoft – Intégration

Des informations plus détaillées sur ces sous-traitants sont indiquées dans la déclaration de confidentialité du site web de RELEX.

Transferts internationaux

RELEX a une présence internationale. Bien que nous nous efforcions de stocker vos données à caractère personnel au sein de l’Union européenne, une partie de notre organisation et les fournisseurs d’outils et de services associés que nous utilisons sont situés en dehors de l’Union européenne. Par conséquent, certaines de vos données à caractère personnel seront stockées dans des pays situés en dehors de l’Union européenne/EEE ou accessibles à partir de ces pays et y seront donc transférées.

Lorsque nous transférons vos données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne, nous nous assurons que le transfert est légal et sécurisé en concluant des accords basés sur les clauses contractuelles types de la Commission de l’Union européenne avec le destinataire des données à caractère personnel et/ou en prenant d’autres mesures de protection.

Lorsque les données à caractère personnel sont traitées par des sociétés affiliées de RELEX, nous demandons à chaque employé de RELEX de traiter vos données à caractère personnel conformément à nos engagements en matière de protection de la vie privée.

Vous pouvez demander des détails supplémentaires concernant le transfert et les garanties appropriées mises en place et obtenir une copie des documents correspondants. Voir la fin de cette déclaration pour les coordonnées.

Divulgation de données à caractère personnel à des tiers

Outre l’utilisation de sous-traitants tiers pour mener à bien nos activités de vente et de marketing, les données à caractère personnel correspondantes sont communiquées à des tiers indépendants dans certains cas. RELEX partage les données à caractère personnel nécessaires avec les types d’entités suivants :

Les partenaires de RELEX impliqués dans la vente, la livraison et/ou l’intégration des solutions de RELEX afin de parvenir à une collaboration transparente entre les différentes parties.
Les principales plateformes de publicité numérique telles que Google et LinkedIn, afin de planifier et de suivre des activités de marketing ciblées et de mieux vous atteindre et vous engager sur ces plateformes. Il peut également s’agir d’autres sociétés de publicité et d’automatisation qui fournissent à RELEX des capacités d’analyse connexes.

Autres utilisations ou divulgations de vos données à caractère personnel 

Fusions et acquisitions d’entreprises : Lorsque RELEX prend des mesures pour vendre, acheter, fusionner ou réorganiser ses activités dans certains pays, cela peut impliquer la divulgation de données à caractère personnel à des acheteurs, vendeurs ou partenaires potentiels ou réels et à leurs conseillers. Dans de telles circonstances, RELEX prendra toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que des mesures appropriées de protection des données à caractère personnel sont prises par ces acheteurs, vendeurs ou partenaires potentiels ou réels et leurs conseillers.

Il peut également exister des circonstances non couvertes par la présente déclaration dans lesquelles le traitement ou la divulgation de vos données à caractère personnel peut être justifié ou autorisé. Par exemple, pour se conformer à une décision de justice ou à un mandat délivré par les autorités, lorsque nous sommes contraints de produire les informations. 

D’autres circonstances peuvent justifier un intérêt légitime à divulguer vos données à caractère personnel à un tiers, notamment la résolution d’un problème en cours ou la nécessité de répondre aux exigences légitimes d’autres tiers en matière d’information. Dans toute action de ce type, nous agissons conformément aux lois applicables. 

Conservation

Vos données à caractère personnel seront traitées :

Dans le cas d’une relation client existante, aussi longtemps que cela est nécessaire pour maintenir et développer les relations avec le client dont vous êtes la personne de contact ; et
Dans le cas de clients potentiels, tant qu’il existe un besoin légitime pour RELEX de conserver les données à caractère personnel à des fins de vente, de marketing, de communication et à d’autres fins similaires.

RELEX réexaminera périodiquement les contacts du registre des clients afin de s’assurer que les données à caractère personnel ne sont conservées que dans la mesure où cela se justifie conformément à ce qui précède.

Sécurité 

RELEX a mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir une sécurité suffisante des données. Ces mesures sont destinées à empêcher tout accès non autorisé à vos données à caractère personnel et toute manipulation non autorisée de celles-ci. Il s’agit notamment de restreindre l’accès à vos données à caractère personnel et de les héberger auprès de fournisseurs de services qui peuvent démontrer un niveau adéquat de sécurité des données.

Exercice de vos droits

Vous disposez des droits suivants concernant les données à caractère personnel que nous avons recueillies :

Vous avez le droit d’accéder et d’obtenir une copie des données à caractère personnel que nous pouvons identifier à votre sujet.
Si vous constatez des erreurs dans vos données à caractère personnel, vous pouvez demander que ces erreurs soient corrigées.
Vous avez le droit de vous opposer à la collecte et à l’utilisation de vos données à caractère personnel si l’utilisation que nous en faisons porte atteinte à vos droits de manière plus importante que ce qui peut objectivement être considéré comme admissible.
Vous pouvez nous demander de cesser de conserver vos données à caractère personnel lorsque nous n’avons plus besoin de les conserver pour des raisons valables ou lorsque la législation applicable en matière de protection des données le permet.
Si vous constatez que les données à caractère personnel vous concernant sont incorrectes ou que nous n’avons pas le droit légal de les utiliser, vous pouvez nous demander de cesser tout traitement de vos données à caractère personnel et de ne les conserver que jusqu’à ce que le problème soit résolu.
Lorsque notre collecte de données à caractère personnel est basée sur le consentement de l’utilisateur, vous pouvez également retirer votre consentement via les paramètres appropriés.

Si vous avez des questions sur le traitement des données que RELEX effectue pour ses propres besoins ou si vous souhaitez exercer vos droits en vertu des lois applicables, telles que le règlement général sur la protection des données dans l’UE, vous trouverez nos coordonnées ci-dessous.

Si vous souhaitez simplement vous désabonner des communications électroniques, veuillez utiliser la fonctionnalité de désabonnement dans les courriels que vous avez reçus de notre part.

Si vous estimez que RELEX ne respecte pas vos droits légaux, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Médiateur finlandais chargé de la protection des données.

Profilage 

RELEX utilise les données à caractère personnel collectées pour cibler la communication vers différents groupes de clients ou de clients potentiels, y compris les représentants identifiés et les plus pertinents de ces clients, sur la base de diverses caractéristiques, telles que la situation géographique ou le secteur d’activité. Les données à caractère personnel ne sont pas utilisées à des fins de profilage ou de prise de décision automatisée.

Coordonnées de RELEX  

RELEX Oy agit en qualité de responsable du traitement des données à caractère personnel couvertes par la présente déclaration de confidentialité : 

Retail Logistics Excellence – RELEX Oy 
Numéro d’entreprise FI 1963444-1 
Adresse : Postintaival 7, FI-00230 Helsinki, Finlande 
Site web : www.relexsolutions.com 

La personne de contact pour toute question relative à la présent déclaration de confidentialité chez RELEX est : 
Responsable de la protection de la vie privée RELEX : Hannes Saarinen, privacy@relexsolutions.com

D’autres  Sociétés affiliées de RELEX  peut traiter des données à caractère personnel pour le compte de RELEX Oy aux fins spécifiées dans la présente déclaration de confidentialité. 

Modifications 

Afin de maintenir la présente déclaration à jour, nous y apporterons des modifications et des ajouts de temps à autre. Nous publierons la déclaration modifiée sur notre site web ou sur tout autre canal où cette déclaration de confidentialité a été précédemment mise à disposition. Toute modification s’appliquera à compter de la date à laquelle nous publierons la déclaration révisée.