Dirk Rossmann GmbH è la seconda più grande catena di drugstore tedesca e gestisce oltre 4.000 punti vendita in otto Paesi. Per fatturato, l’azienda si colloca tra i dieci più importanti retailer alimentari della Germania.
Per la pianificazione della supply chain, Rossmann utilizzava soluzioni obsolete, con moduli disconnessi tra di loro e componenti aggiuntivi sviluppati internamente per le promozioni e la gestione stagionale. Questo causava mancanza di coerenza nella pianificazione della supply chain, con impatti negativi sul processo decisionale in tutti i negozi tedeschi.
Si è arrivati al punto in cui la soluzione precedente non poteva più essere configurata per soddisfare le complesse esigenze di Rossmann. L’azienda ha avviato un processo di selezione per identificare un fornitore in grado di gestire in un unico sistema centralizzato i processi di pianificazione principali, dall’ottimizzazione dello stock multilivello al riordino alla pianificazione promozionale e stagionale. Volevano anche che il sistema permettesse una grande flessibilità senza bisogno di interventi significativi di riprogrammazione o codifica.
La nuova soluzione doveva soddisfare quattro requisiti iniziali:
- Aumentare la disponibilità
- Abbassare il livello delle scorte
- Migliorare la gestione dei prodotti in promozione
- Gestire i flussi di consegna degli articoli promozionali e continuativi in un unico sistema centralizzato
Implementazione rapida, risultati veloci
Nel 2015, dopo un’attenta selezione, Rossmann ha scelto RELEX, di cui è diventato il primo grande cliente tedesco. RELEX è stata scelta per la flessibilità e la configurabilità delle sue soluzioni di previsione, riordino e pianificazione promozionale. L’implementazione del sistema in tutti i negozi e centri di distribuzione tedeschi di Rossmann è iniziata nel febbraio 2017 e il processo è stato completato entro il settembre dello stesso anno. L’ambito iniziale del progetto includeva la pianificazione integrata della supply chain e la previsione promozionale, nonché funzionalità avanzate come proiezioni dei livelli di stock, avvisi di capacità, programmi di consegna dinamici per gli ordini a magazzino e la possibilità di considerare automaticamente eventuali modifiche alla rete di fornitura nei processi di riordino e di pianificazione della capacità.
RELEX ha iniziato a calcolare gli ordini per l’assortimento attivo completo di Rossmann (circa 35 milioni di combinazioni prodotto-negozio). Ciò ha permesso al team di Rossmann di ottimizzare le proprie configurazioni e rivedere i processi di ordinazione in tutte le categorie prima di procedere. Non solo questo li ha resi sicuri della qualità dei calcoli prima di ogni go-live, ma ha anche consentito di evitare cali delle prestazioni del sistema con ogni aggiornamento.
La previsione e il riordino integrati di RELEX hanno dato vantaggi quasi immediati in termini di disponibilità. Durante la prima stagione natalizia dopo l’implementazione, le rotture di stock sono diminuite del 17%, mentre entro la prima stagione pasquale sono calate del 25%. Analogamente, il numero di negozi con problemi di disponibilità è sceso dell’85% entro tre mesi dall’implementazione. Tutti questi miglioramenti nella disponibilità sono stati raggiunti a fronte di un livello di stock leggermente inferiore rispetto a prima di RELEX.
Rossmann aveva anche requisiti specifici legati al proprio modello di business e ai processi adottati. Puntando molto sulle campagne promozionali, il retailer aveva stabilito flussi di consegna separati per la merce promozionale rispetto all’assortimento generale e aveva necessità di controllarli singolarmente.
Il sistema RELEX ha permesso una maggiore visibilità sia su eventuali problemi di capacità che sulla previsione della domanda, consentendo al team di Rossmann di migliorare tempi e priorità degli ordini e delle consegne promozionali. RELEX ha inoltre incorporato nel sistema di riordino automatico le informazioni sulla capacità a scaffale sia per gli articoli promozionali che per quelli continuativi. Queste funzionalità hanno permesso di aumentare l’efficienza, ridurre il lavoro di rifornimento degli scaffali e alleviare parte della pressione sulla logistica, riducendo del 30% lo stock e del 10% le rotture di stock degli articoli promozionali rispetto all’anno precedente.
Il vantaggio di RELEX: una soluzione flessibile e adattabile
Rossmann ha concluso che il più grande vantaggio derivante dall’utilizzo di RELEX è la possibilità di “configurare, non codificare” il sistema.
“A differenza del nostro vecchio software di gestione delle scorte, RELEX ci dà la possibilità di reagire rapidamente alle nuove circostanze e ai nuovi requisiti, e non abbiamo nemmeno bisogno di competenze di programmazione per farlo”, afferma Jürgen Mattulke, Director of Supply Chain di Rossmann.
RELEX offre agli utenti la possibilità di configurare il sistema per le esigenze specifiche della propria azienda senza una riprogrammazione significativa. Sfruttando questa funzionalità, gli esperti dell’azienda sono stati in grado di creare configurazioni specifiche con un coinvolgimento di RELEX minimo o addirittura, in molti casi, assente.
Mantenendo i processi di specifica, implementazione e test principalmente all’interno, Rossmann non solo ha potuto ridurre significativamente i costi di sviluppo, ma anche far rispettare internamente una cultura dell’innovazione, in cui le idee possono essere messe in pratica dopo pochi giorni piuttosto che a distanza di mesi. Anche la qualità dei cambiamenti di processo è migliorata, e l’azienda ha risparmiato migliaia di giorni di consulenza e riunioni esterne.
Questo livello di controllo sul sistema ha dato a Rossmann la libertà di sperimentare le funzionalità di RELEX, testare scenari alternativi con facilità ed esplorare nuovi concetti che potrebbero migliorare i processi della supply chain. L’azienda è stata anche in grado di sviluppare continuamente i propri processi aziendali nel tempo, creando centinaia di configurazioni personalizzate e logiche di controllo all’interno della piattaforma. Mattulke osserva: “Il più grande vantaggio della piattaforma RELEX è che possiamo adattarla facilmente alle esigenze della nostra azienda. Stiamo adeguando il sistema ai nostri processi e non viceversa, come accade con altri software.”
La flessibilità è stata fondamentale nella gestione della crisi del Coronavirus
Come per la maggior parte dei retailer di tutto il mondo, la recente pandemia ha rappresentato una sfida significativa per Rossmann. Per garantire la disponibilità dei prodotti essenziali durante il periodo di forte domanda, il team di supply chain guidato da Mattulke ha dovuto adattare rapidamente i propri processi automatizzati. È stato introdotto un meccanismo per classificare gli ordini e dare precedenza agli articoli essenziali e a quelli a rischio di esaurimento. Ciò ha permesso di gestire meglio i gruppi di prodotti più critici e assicurarsi l’approvvigionamento con i fornitori. Il team ha impiegato solo due giorni dall’idea alla sua messa in pratica con nuove configurazioni nel sistema, il che ha permesso a Rossmann di reagire rapidamente ai cambiamenti della domanda e ridurre al minimo le carenze e le rotture di stock durante la fase acuta della pandemia.
La crisi ha causato anche variazioni estreme nel volume della clientela. Durante il lockdown, l’afflusso dei consumatori nei negozi ad alto reddito dei centri urbani ha subito la riduzione senza precedenti del 50%, mentre i negozi di periferia hanno sperimentato un corrispondente aumento del volume dei clienti. Rossmann ha gestito questo cambiamento utilizzando RELEX per calcolare previsioni a livello di punto vendita, il che ha permesso loro di soddisfare le esigenze di ogni negozio aumentando o diminuendo le scorte in base alla domanda locale.
“Con RELEX a regime in tutta l’azienda, siamo stati in grado di affrontare con successo la crisi del coronavirus, supportare i singoli negozi e soddisfare le esigenze dei nostri clienti con un alto livello di servizio nonostante le variazioni estreme della domanda,” spiega Mattulke. “Sarebbe stato impossibile con il nostro vecchio sistema. RELEX ci permette di reagire rapidamente alle nuove esigenze e ai cambiamenti di scenario. La flessibilità della piattaforma ci ha dato l’opportunità di cambiare e implementare processi in modi che non avevamo pensato prima. Ciò è stato particolarmente importante quando abbiamo dovuto intervenire rapidamente per soddisfare cambiamenti nella domanda che non avevamo previsto.”