La gestione delle scorte di farmaci (parte 1): garantire la disponibilità per restare competitivi

Apr 28, 2022 • 4 min

La gestione di un qualsiasi assortimento al dettaglio è sempre complessa, ma gestire le scorte dei medicinali soggetti a prescrizione rappresenta una sfida unica nel mondo del retail. Anzitutto, la vendita di tali farmaci è altamente regolamentata, e lo è in modo diverso in ogni Paese.

Inoltre, i farmaci con obbligo di ricetta pongono contemporaneamente diverse sfide di gestione dello stock. La categoria è estremamente complessa e comprende una combinazione di prodotti a rotazione rapida e lenta, nonché prodotti soggetti a scadenza e che necessitano di essere gestiti a temperatura controllata.

Le farmacie devono tenere conto di migliaia di medicinali con tassi di prescrizione estremamente diversi, quindi allineare il proprio livello di scorte con le esigenze della clientela locale, spesso inaspettate o difficili da prevedere. E poiché questi medicinali non vengono mai acquistati d’impulso, le farmacie non possono stimolare la domanda con promozioni o esposizioni attraenti. I team di pianificazione centrali devono invece anticipare e reagire rapidamente ai cambiamenti della domanda in caso di modifica dei regolamenti governativi.

Man mano che le farmacie di tutto il mondo passano a un modello omnichannel (o anche solo online), si aggiungono nuovi livelli di complessità su come e dove vengono stoccati e consegnati i medicinali. Fortunatamente, le moderne soluzioni di pianificazione sono ben attrezzate per supportare le farmacie nell’affrontare vecchie e nuove sfide.

Le farmacie devono monitorare il livello delle scorte per rimanere competitive

I clienti devono sentirsi sicuri che la propria farmacia sia in grado di fornire i farmaci di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno. Ecco perché la più grande sfida delle farmacie è valutare quali articoli avere sempre disponibili (che sia in un negozio, un centro di distribuzione o un magazzino) e quali ordinare ai fornitori su richiesta.

Ciò richiede che le farmacie mantengano un attento equilibrio di disponibilità. Da un lato, esse non dovrebbero affidarsi eccessivamente agli ordini su richiesta per i farmaci che non sono in magazzino, poiché questo approccio può portare a vendite perse e clienti insoddisfatti. D’altro canto, essi devono evitare l’eccesso di scorte e il rischio di deterioramento, che erodono margini già esigui.

Alto-rotanti vs. basso-rotanti: soddisfare la domanda per categoria

I farmaci soggetti a prescrizione ad alta rotazione (come quelli per la gestione della pressione sanguigna) sono in genere poco costosi da tenere a magazzino. Non richiedono un grosso investimento finanziario, quindi le farmacie possono garantire un’alta disponibilità per soddisfare la domanda senza rischiare un impatto negativo sul proprio profitto. Il problema, quindi, è determinare quale quantità di un farmaco tenere a stock (in particolare in termini di capacità locale/spazio di stoccaggio) e quanto spesso riordinarlo.

Sebbene la gestione dei farmaci con obbligo di ricetta a rotazione rapida non sia facile, può essere ancora più impegnativo gestire quelli a rotazione lenta. Tipicamente, questi ultimi non hanno molti dati di vendita disponibili, quindi è difficile fare previsioni accurate sulla domanda. Le farmacie hanno bisogno di un approccio basato sui dati per determinare se un medicinale di questo tipo debba essere tenuto a magazzino, quando e in quale quantità.

Per gestire con successo la domanda dei medicinali con obbligo di ricetta, le farmacie hanno bisogno di un sistema di pianificazione molto flessibile. I pianificatori della supply chain dovrebbero essere in grado di configurare la soluzione per automatizzare gli ordini di riordino per i farmaci alto-rotanti. Per i farmaci non comuni, a rotazione lenta e/o costosi, i farmacisti dovrebbero poter inserire informazioni sulla domanda locale per consentire al sistema di stabilire se aggiungerli o meno all’assortimento di un punto vendita.

Stabilire regole centrali per supportare livelli di scorte locali accurati

Se è vero che ogni farmacia vuole ottimizzare le proprie scorte dei medicinali soggetti a prescrizione, ciò che è ottimale per un punto vendita è improbabile che lo sia per tutti. Ad esempio, i punti vendita affollati, con un fatturato alto e spazio di stoccaggio limitato affrontano sfide diverse rispetto alle farmacie con minore affluenza ma con un magazzino ampio o che devono soddisfare sia gli ordini effettuati in negozio che quelli online.

Con una quantità sufficiente di dati (come la frequenza delle vendite e i costi di acquisto dei singoli prodotti), un sistema avanzato di gestione del livello delle scorte può automatizzare molti compiti di riordino.

Per fare questo, il sistema dovrebbe essere in grado di gestire il riordino di diverse categorie di farmaci tenendo conto di:

comportamenti peculiari alla località
cambiamenti nei regolamenti governativi
nuovi farmaci in arrivo sul mercato (sia di marca che generici)

Per soddisfare efficacemente la domanda locale, il sistema deve anche essere abbastanza flessibile da permettere agli utenti di personalizzare la strategia di riordino per un particolare punto vendita.

Mentre i farmaci con obbligo di ricetta a rotazione rapida possono essere riordinati come molti altri articoli, gli esperti di pianificazione possono configurare il sistema per gestire i prodotti basso-rotanti in modo da evitare di perdere vendite.

Un buon sistema può combinare il monitoraggio dei dati sulle vendite perse con i dati relativi agli ordini su richiesta (quando un cliente accetta di aspettare l’arrivo del farmaco) per determinare se tenere in stock o acquistare su ordinazione un medicinale a bassa rotazione.

Per esempio, un pianificatore può configurare il sistema per aggiungere automaticamente un farmaco all’assortimento di un punto vendita dopo quattro richieste. In questo caso, “quattro richieste” potrebbero includere due vendite perse e due volte in cui il farmacista ha effettuato un ordine su richiesta. Questa combinazione farebbe scattare la regola, e il sistema aggiungerebbe automaticamente il prodotto all’assortimento per il futuro.

Tuttavia, automatizzare le decisioni sull’assortimento non è sufficiente. Il sistema deve anche calcolare continuamente le previsioni e le scorte di sicurezza per supportare il riordino automatico, in particolare per tenere conto dello stadio del ciclo di vita dei prodotti.

Bilanciare la gestione automatizzata e le eccezioni locali

Affinché le farmacie possano gestire con successo lo stock dei medicinali soggetti a prescrizione, i responsabili della pianificazione hanno bisogno di uno strumento in grado di automatizzare la previsione e il riordino a livello di catena. Allo stesso tempo, il sistema deve permettere ai farmacisti di condividere facilmente le tendenze locali e di apportare modifiche, se necessario.

Usando un sistema automatizzato per gestire i farmaci più comuni, i team locali sono liberi di concentrarsi sulle eccezioni e di modificare manualmente gli ordini in base alla domanda locale. Questo assicura che i clienti in qualsiasi luogo trovino i farmaci di cui hanno bisogno nel momento esatto in cui ne hanno bisogno.