Prescrizione per la distribuzione farmaceutica: Mantenere l’equilibrio tra disponibilità e velocità del servizio con modelli e normative in evoluzione

Nov 12, 2024 • 16 min

I distributori farmaceutici svolgono un complesso lavoro di equilibrio tra fornitori e rivenditori, affrontando sfide e circostanze che i distributori di altri settori della vendita al dettaglio non affrontano. Per molti versi sono simili, ma alcune distinzioni critiche comportano una maggiore pressione e la necessità di rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato, che possono influire non solo sulla soddisfazione dei consumatori, ma anche sul loro benessere economico e fisico.

Quando si tratta di gestione della supply chain e delle scorte, quali sono le principali preoccupazioni che i distributori farmaceutici devono affrontare?

Gli obiettivi di disponibilità sono elevati e soggetti a regolamentazione. Garantire gli elevati livelli di disponibilità richiesti dalle normative governative significa che i distributori devono sempre mantenere alti livelli di scorte, il che può comportare costi significativi.
La maggior parte dei distributori serve settori che vanno oltre la vendita al dettaglio. Clienti diversi come ospedali, servizi sanitari e di emergenza hanno esigenze diverse dalle farmacie al dettaglio. Il volume degli ordini, la frequenza e le variazioni della domanda possono subire forti fluttuazioni e i distributori devono soddisfare gli ordini da un pool centrale di scorte.
L’evoluzione delle normative sta provocando cambiamenti nei modelli operativi e negli assortimenti. In alcune aree, i distributori stanno solo iniziando a espandersi verso il lato retail della loro attività, acquisendo punti vendita e ampliando l’offerta di assortimento.
I fornitori influenzano le decisioni sulle scorte quanto o più dei rivenditori. In alcuni casi, gli accordi con i fornitori e i produttori farmaceutici possono influenzare la pianificazione delle scorte dei distributori più dei segnali di domanda provenienti dai rivenditori.
Le sostituzioni comportano una certa complessità. La maggior parte delle regioni dispone di un vasto mercato di sostituzione per coprire le carenze, ma con le costanti variazioni dei prezzi che spingono i fornitori di assistenza sanitaria e assicurativa a cambiare i farmaci preferiti, la gestione delle sostituzioni presenta una certa complessità.

Con così tante dinamiche, mantenere la precisione nella pianificazione e nell’esecuzione della supply chain può essere difficile. È fondamentale trovare una soluzione in grado di gestire senza problemi l’aggiunta di nuove categorie di prodotti, canali di vendita o depositi. La soluzione deve essere in grado di adattarsi rapidamente a nuove restrizioni di acquisto e a cambiamenti nelle strategie di stoccaggio, come l’aggiunta di hub, centri di distribuzione regionali o cambiamenti nei modelli di servizio. Infine, deve essere in grado di simulare gli effetti operativi di qualsiasi cambiamento in tutte le sedi di stoccaggio.

Sezione 1: Gli obiettivi di disponibilità come da normativa aumentano la pressione sui distributori

La maggior parte dei distributori farmaceutici condivide la medesima sfida principale: come mantenere alti i livelli delle scorte tenendo sotto controllo i costi. Nella maggior parte dei paesi, la legislazione impone obiettivi di disponibilità e la pressione per rispettarli è elevata. Mantenere le scorte per garantire la disponibilità comporta costi considerevoli; anche piccoli cambiamenti nelle decisioni sulle scorte possono avere un impatto significativo su tali costi.

Una considerazione per decidere la quantità di scorte da tenere è il tipo di prodotto. La domanda di farmaci da prescrizione tende a rimanere relativamente piatta per le malattie comuni e rare. Per questi farmaci regolamentati, anche se i distributori devono sempre rispettare gli obiettivi assegnati, è possibile una maggiore flessibilità negli acquisti e nelle scorte.

Ad esempio, il farmaco A viene ordinato dal fornitore una volta alla settimana con un tempo di consegna di tre giorni, e questo ciclo di domanda è tipico. Tuttavia, in caso di emergenza, il distributore può effettuare un ordine supplementare con un tempo di consegna più breve dallo stesso fornitore. L’ordine aggiuntivo avrà un costo maggiore per l’evasione, ma potrebbe non essere superiore al costo di stoccaggio del prodotto in eccesso.

I distributori devono essere in grado di conciliare i costi di ciascun tipo di prodotto e le relative opzioni di evasione quando prendono decisioni sulle scorte.

Inoltre, la maggior parte delle regioni dispone di vasti mercati di sostituzione per coprire eventuali carenze. Pertanto, in caso di problemi con un determinato fornitore o di un fattore esterno come un’epidemia, i distributori devono essere in grado di valutare le opzioni per i prodotti necessari attraverso tutti i canali disponibili, per garantire di soddisfare i requisiti di disponibilità in modo rapido e con la scelta più economica possibile.

I problemi di disponibilità non si applicano solo ai farmaci con obbligo di prescrizione

Mentre alcuni distributori farmaceutici scelgono di limitare la propria offerta ai farmaci, molti stanno ampliando i propri assortimenti per includere farmaci da banco (OTC), prodotti per la salute e la bellezza e altro ancora.

I farmaci OTC, come i farmaci per le allergie e i raffreddori stagionali, non sono così altamente regolamentati, ma presentano problemi di costo simili per quanto riguarda gli obiettivi di disponibilità. Le variazioni della domanda di farmaci stagionali e a lenta rotazione possono essere imprevedibili a causa di cambiamenti climatici, fattori ambientali come allergeni o epidemie, o fattori di mercato come prezzi e promozioni.

Lo spazio di stoccaggio e la frequenza degli ordini sono i fattori più tipici delle sfide di riordino per i farmaci a rapida rotazione. Per i prodotti a lenta rotazione o stagionali, i distributori non dispongono di molti dati di vendita. Quando i dati sono particolarmente scarsi, un sistema avanzato può generare previsioni su più livelli aggregati per aiutare a stimare i fattori che influenzano la domanda e aumentare la precisione.

Per gestire la disponibilità di vari tipi di prodotti, i distributori hanno bisogno di un sistema che consenta loro di creare e rivedere le regole in modo rapido ed efficiente per guidare le decisioni sulle scorte. Il sistema dovrebbe valutare automaticamente i dati della vendita al dettaglio, come la frequenza delle vendite rispetto alle spese di trasporto del prodotto, per determinare se il distributore debba tenere un articolo e in quali quantità.

Il grossista farmaceutico svizzero Galexis gestisce oltre 120.000 linee d’ordine e 4.000 consegne al giorno. Automatizzando i processi di riordino, ha aumentato i giri d’inventario del 12% e l’automazione dal 44% all’8%, mantenendo una disponibilità del 98%. Inoltre, il sistema emette avvisi quando vengono rilevate fluttuazioni della domanda o possibili esaurimenti di scorte e propone automaticamente una consegna urgente.

*Fig. 1 – L’ottimizzazione dei riordini consente a Galexis di ottenere un’ambiziosa rotazione delle scorte e un elevato livello di automazione con un’alta disponibilità.*

Inoltre, gli sprechi sono un rischio che incide sulla disponibilità e sui costi. I distributori devono anche essere in grado di stabilire regole per le date di scadenza e per qualsiasi esigenza di conservazione speciale, come il controllo della temperatura. Devono essere in grado di conciliare il costo di elevati livelli di inventario con le spese di gestione dell’inventario stesso, in particolare nel caso di prescrizioni uniche.

Sezione 2: Più tipi di clienti hanno requisiti unici in termini di volume, frequenza e velocità degli ordini

Mantenere la disponibilità nei centri di distribuzione è solo metà della sfida. Se i distributori non riescono a consegnare i farmaci dove e quando servono, le ripercussioni sono quasi inevitabili. La velocità del servizio è fondamentale per i farmaci da prescrizione e i distributori devono gestire la logistica dei loro diversi clienti.

Ad esempio, le consegne alle farmacie al dettaglio sono piccole e infragiornaliere, il che richiede un’elevata capacità di gestione presso il centro di distribuzione. I distributori hanno bisogno di processi di magazzino ottimizzati per gestire efficacemente una grande quantità di ordini in piccoli volumi e in più sedi, il tutto in tempi brevi.

Fig. 2 – Ogni cliente ha esigenze uniche. Ad esempio, le farmacie al dettaglio hanno un volume elevato di piccoli ordini. Gli ospedali, invece, hanno più probabilità di avere ordini più consistenti che si verificano con minore frequenza. Clienti come i servizi sanitari pubblici e i primi soccorritori effettuano ordini basati sulle necessità, con volumi e frequenze imprevedibili. I distributori devono essere in grado di gestire tutti questi clienti da un pool centrale di scorte.

Gli ospedali e le altre aziende sanitarie effettuano in genere ordini di volume più elevato con minore frequenza. Inoltre, i livelli di scorte di sicurezza imposti dal governo significano che, in caso di emergenza, è potenzialmente necessario rispondere rapidamente a picchi improvvisi di domanda. Per gestire i requisiti di alta capacità dei piccoli ordini infragiornalieri e di quelli più consistenti e meno frequenti, ed essere sufficientemente preparati a un picco di emergenza, i distributori hanno bisogno di un sistema in grado di elaborare diversi tipi di ordini per tutte le situazioni da una postazione centrale. Gli esempi includono:

Il ringfencing virtuale serve efficacemente più clienti e canali dallo stesso pool di scorte, assicurando che un cliente ad alto volume non sottragga scorte a un altro cliente potenzialmente importante a basso volume.
In situazioni di scarsità, i distributori possono dare priorità ai clienti nell’allocazione delle scorte disponibili, assegnando a ciascuno la propria parte in base all’importanza strategica.
Sia agli ordini dei clienti che a quelli dei fornitori è possibile assegnare una tipologia, per dare la priorità al riordino o per guidare una logica personalizzata, come ad esempio consentire gli ordini con un tempo di consegna più breve.

Sezione 3: Con l’evoluzione delle normative regionali, i distributori stanno ripensando i propri modelli operativi e la propria offerta

Anche se le operazioni e i requisiti specifici variano da regione a regione, i distributori farmaceutici appartengono a due categorie principali: quelli che possiedono punti vendita al dettaglio e quelli che non li possiedono. Oggi, tuttavia, la linea di demarcazione si sta facendo meno netta e molti distributori sono alla ricerca di nuovi modelli di vendita.

Modello tradizionale di vendita all’ingrosso

I distributori che non possiedono farmacie, ma agiscono solo come grossisti tra il produttore e i clienti terzi al dettaglio e non al dettaglio, sono il modello più tipico in molte regioni. In alcune regioni, ciò è dovuto alle normative governative che limitano la proprietà dei punti vendita al dettaglio da parte dei distributori.

Il vantaggio del modello tradizionale di vendita all’ingrosso è che il distributore si concentra esclusivamente sulle capacità dei centri di distribuzione. Inoltre, se è l’unico distributore di un prodotto specifico, può concentrarsi su tutti i clienti e i canali in egual misura.

La quantità e la qualità dei dati, tuttavia, sono cause di complessità per i grossisti tradizionali. Rispetto ai distributori con punti vendita propri, non hanno accesso allo stesso livello di dati sulla domanda dei loro clienti retail – e non retail. Questa mancanza di dati significa che i distributori devono sviluppare strategie aggregate, come ramp-up e ramp-down per i prodotti a bassa rotazione e per quelli stagionali. Inoltre, non potendo allocare in anticipo i prodotti stagionali per i negozi di terzi, i distributori non hanno altra scelta che tenere tutte le scorte nei centri di distribuzione, con conseguente aumento dei costi di gestione.

Il compromesso per i livelli di dati più bassi è la necessità di avere scorte più elevate e la possibilità di aumentare la frequenza degli acquisti per compensare la perdita di accuratezza.

Modello di farmacia di proprietà

Alcune regioni hanno sempre permesso ai distributori farmaceutici di possedere punti vendita propri. In altre aree, soprattutto in Europa, le recenti modifiche alle limitazioni in vigore consentono ai distributori di acquisire farmacie indipendenti. Questa tendenza offre ai distributori chiari vantaggi, ma comporta anche ulteriori complessità che potrebbero non aver affrontato in precedenza.

Il vantaggio principale per i distributori che possiedono i punti vendita è l’accesso ai dati. Il livello di visibilità sulle vendite e sui dati previsionali derivante dalla proprietà dei negozi serviti offre ai distributori il vantaggio di una pianificazione proattiva per i prodotti stagionali e promozionali e per le variazioni della domanda dovute a sostituzioni. Tuttavia, per i distributori che entrano per la prima volta nel settore della vendita al dettaglio si presenta una certa complessità. Devono affrontare problemi come la pianificazione degli assortimenti e degli spazi, la gestione delle scorte su più canali di vendita e la gestione delle aspettative e della soddisfazione dei consumatori.

Inoltre, per i distributori più importanti, le farmacie di proprietà possono rappresentare solo una parte della domanda da soddisfare. Come già discusso in precedenza, potrebbero dover servire anche soggetti non retail, come ospedali, strutture governative e altre agenzie sanitarie.

Approccio a modello misto e Vendor Managed Inventory (VMI)

Nonostante la complessità, in molte aree del mondo le linee di demarcazione si stanno attenuando e i distributori di entrambi i lati dello spettro stanno passando a un sistema a modello misto, acquisendo punti vendita indipendenti e servendo sia i rivenditori di proprietà che quelli di terzi e i canali non retail. Molti stanno aggiungendo offerte VMI per aumentare l’efficienza e l’accuratezza per i loro clienti terzi.

Un sistema a modello misto offre ai distributori una base di clienti più solida e l’opportunità di incorporare un assortimento più ampio, come articoli per la cura della persona e altri articoli di assortimento generale. Sebbene alcuni distributori scelgano di offrire un assortimento esclusivamente medicale, sta emergendo una tendenza, soprattutto in Europa, verso questa espansione dell’assortimento. Tuttavia, sebbene i vantaggi siano numerosi, quanto più ampio è l’assortimento, tanto più complessa diventa la gestione dei centri di distribuzione, in particolare per quanto riguarda i prodotti bassorotanti e le promozioni.

Inoltre, l’aumento dell’elenco dei clienti comporta un potenziale di crescita delle vendite, ma aumenta anche la gamma di un gruppo di clienti già diversificato. Man mano che l’elenco dei clienti cresce, ognuno di essi deve essere prioritizzato e trattato in modo diverso in base alle proprie esigenze specifiche. L’aumento dei clienti comporta anche il potenziale di nuovi canali, tra cui l’e-commerce e tipi di nuovi canali non retail. I canali di vendita nuovi e in espansione sono una fonte significativa di complessità per quanto riguarda la segmentazione delle scorte, la decisione dei livelli di magazzino e l’esecuzione degli ordini.

L’aggiunta del VMI come servizio consente ai distributori di aiutare le farmacie indipendenti a gestire il riordino giornaliero per migliorare il servizio clienti, ottimizzare l’assortimento dei prodotti e mantenere i margini. Estendendo il loro servizio per coprire direttamente il riordino dei clienti, possono attenuare alcuni dei problemi causati dalla mancanza di dati e creare un modello di catena di fornitura integrata che funzioni come se stessero consegnando alle proprie farmacie.

Il grossista farmaceutico italiano Unifarm fornisce circa 41.000 SKU a 1.900 farmacie indipendenti nel Nord Italia e in Sardegna. L’utilizzo di funzionalità di previsione e rifornimento automatizzate e adattive nella loro offerta VMI ha portato a una riduzione del 30% delle scorte, a una riduzione del 20% delle vendite perse e a un risparmio medio di 2 ore al giorno sui processi di riordino manuale per le farmacie che utilizzano il servizio.

Fig. 3 – Unifarm aiuta le farmacie a gestire gli ordini di riordino giornalieri per migliorare il livello di servizio al cliente finale, ottimizzare l’assortimento dei prodotti e mantenere un alto livello di margini sugli acquisti.

I magazzini altamente automatizzati necessari per gestire l’espansione sono costosi da creare e mantenere; quindi, devono utilizzare le strutture al massimo della loro capacità. Tuttavia, operare a pieno regime o quasi è un atto di equilibrio e la violazione della capacità di stoccaggio o di movimentazione può essere molto costosa. I sistemi di riordino devono essere consapevoli dello spazio e della capacità per bilanciare il carico di lavoro complessivo del centro di distribuzione. I distributori hanno bisogno di soluzioni automatizzate e basate su regole per elaborare i dati della domanda tra più tipi di clienti e criteri di prodotto per massimizzare l’accuratezza delle previsioni, l’efficienza dei prelievi e l’esecuzione di ordini diversi da un medesimo pool di scorte.

Sezione 4: I fornitori possono essere più critici dei rivenditori nelle decisioni sulle scorte

In tutti i settori verticali, i distributori e i grossisti cercano di trovare un equilibrio tra i fornitori e i propri clienti al dettaglio. Tuttavia, per la maggior parte dei distributori al dettaglio, le decisioni sulle scorte si basano in genere sui dati della domanda dei consumatori. Per i prodotti farmaceutici, in alcuni paesi, gli accordi con i fornitori hanno un impatto più significativo sulla gestione delle scorte dei distributori rispetto alla domanda dei rivenditori.

In alcune regioni, i distributori si contendono il diritto di essere gli unici nella zona autorizzati a vendere quel farmaco a tutti i clienti. Mentre il fornitore trae vantaggio dal fatto di non dover lavorare con più distributori, il distributore ha l’onere di far arrivare il prodotto in tutti i canali necessari. Se il distributore possiede delle farmacie, servirà la propria, tutte le farmacie concorrenti e qualsiasi esigenza sanitaria o governativa, in genere dallo stesso magazzino.

Inoltre, a seconda degli accordi con i fornitori, i distributori non sempre sostengono i costi dei prodotti nei loro centri di distribuzione. A volte, il fornitore può trattenere i costi fino a quando il distributore non li spedisce, oppure può esserci un altro accordo di investimento condiviso. Tuttavia, indipendentemente da chi sostiene il costo del prodotto, il distributore deve trovare lo spazio per il prodotto e gestire i requisiti di stoccaggio, come la temperatura, che di per sé comporta un costo per il centro di distribuzione.

Tutti questi fattori, uniti alle legislazioni regionali, rendono difficile per i distributori valutare quali prodotti avranno a disposizione in qualsiasi momento e i livelli di scorte da mantenere. I distributori hanno bisogno di un sistema che consenta un’elevata efficienza operativa e la condivisione delle previsioni con i fornitori. Un’efficace collaborazione con i fornitori offre spunti preziosi per determinare insieme gli obiettivi di disponibilità per i vari tipi di prodotti, garantendo l’accuratezza e riducendo al minimo i costosi ordini in eccesso o in difetto. Inoltre, la pianificazione collaborativa consente ai distributori di adattarsi in modo proattivo alle sfide dei fornitori ogni volta che vedono un potenziale collo di bottiglia.

Sezione 5: I cambiamenti di mercato, le sostituzioni e le variazioni di prezzo determinano una rapida cannibalizzazione

Il mercato farmaceutico è altamente competitivo e in costante evoluzione, e la gestione di un ciclo continuo di sostituzioni è uno dei problemi più complessi che i distributori farmaceutici devono affrontare. La causa più comune di questi spostamenti di mercato è la scadenza dei brevetti o le modifiche normative che provocano l’afflusso di prodotti sostitutivi. Questi nuovi prodotti determinano variazioni di prezzo, con conseguenti trattative tra i fornitori di assicurazioni sanitarie e i fornitori di farmaci preferiti. Nella maggior parte dei casi, i distributori non sanno quanti prodotti generici aspettarsi, quando e chi li fornirà.

Fig. 4 – I farmaci generici determinano continui cambiamenti di mercato e lo status di prodotto preferito. I distributori devono essere in grado di reagire rapidamente a questi cambiamenti della domanda, garantendo al contempo la disponibilità di prodotti comparabili. Allo stesso tempo, devono decidere la quantità di prodotti da stoccare, controllando i livelli di inventario e i costi di mantenimento.

Le pratiche e le normative di alcune regioni possono essere particolarmente complesse. In Danimarca, ad esempio, i fornitori offrono nuovi prezzi di vendita per ogni prodotto ogni due settimane. Questa pratica include i farmaci da prescrizione e quelli da banco, il che significa che le variazioni semestrali della domanda sono standard. Il risultato è che i distributori possono trovarsi di fronte a una situazione in cui un prodotto lento o poco dinamico viene improvvisamente preferito e cannibalizza gli altri. Poi, due settimane dopo, tutto potrebbe cambiare di nuovo.

Per quanto riguarda i farmaci soggetti a prescrizione, in molti mercati le farmacie sono obbligate a suggerire l’opzione generica meno costosa. I medici prescrittori o i consumatori possono decidere di rifiutare il farmaco preferito a favore di una particolare marca, il che significa che i distributori devono garantire la disponibilità di tutte le scelte di farmaci comparabili. Per i farmaci da banco, anche se alcuni consumatori possono essere fedeli alla marca, il prodotto meno costoso in quel momento cannibalizzerà gli altri. I distributori devono rispondere rapidamente alla domanda di tutti i tipi di farmaci e a fattori quali la stagionalità, per prendere le decisioni di inventario più economiche possibili.

In tutti i casi, i distributori hanno poca o nessuna visione o coinvolgimento nei processi che causano i cambiamenti improvvisi del mercato; possono solo reagire. Anche se sanno che sta per accadere qualcosa, non dispongono di dati perfetti. Non è usuale pianificare tali eventi con i fornitori. Quando gestiscono centinaia di migliaia di SKU, decine di migliaia di linee d’ordine e migliaia di consegne al giorno, i distributori hanno bisogno dell’agilità e della flessibilità di un sistema di riordino automatico per reagire rapidamente ai cambiamenti di mercato ricorrenti e frequenti. Hanno anche bisogno della capacità di fare previsioni basate su criteri multipli al di là del livello di SKU per gestire le sostituzioni, indipendentemente dal fatto che avvengano a causa di normative governative, prezzi, stagionalità o marketing. Maintaining balance amid rapid change

Mantenere l’equilibrio in un contesto di rapidi cambiamenti

Non è facile essere il centro di un hub, gestire prodotti provenienti da più direzioni in più canali e far sì che tutto si muova senza soluzione di continuità. Ma per i distributori farmaceutici questa è la sfida quotidiana. Devono bilanciare fornitori e rivenditori per soddisfare le normative e i requisiti di disponibilità, gestire le forniture per i canali retail e non retail e rispondere a un mercato di prodotti in rapida evoluzione con un preavviso minimo.

Al di là delle esigenze dei loro clienti, i distributori stanno esplorando nuovi modi di strutturare le loro attività e offerte. Per rimanere competitivi, cercano di aggiungere valore ai loro partner. L’espansione degli assortimenti offre preziose opportunità, ma genera anche complessità e spinge i requisiti di capacità a nuovi livelli. I tipi di clienti emergenti e la gestione di farmacie di proprietà e di terzi, compresa la tendenza a proporre offerte VMI, offrono ai distributori una serie di opzioni diverse per le operazioni. Tuttavia, devono considerare attentamente i pro e i contro del cambiamento del loro modello attuale.

Indipendentemente dalla strada scelta, l’automazione dei processi di riordino con le moderne tecnologie consente ai distributori farmaceutici di elaborare enormi quantità di dati con la velocità necessaria per stare al passo con le esigenze dei fornitori e dei rivenditori. Possono ridurre la gestione manuale degli ordini, che richiede molto tempo, classificare rapidamente i prodotti in base ai modelli di vendita e ad attributi come i principi attivi o il prezzo, e ottimizzare di conseguenza le scorte di sicurezza e le regole di rifornimento. L’accuratezza delle previsioni e dei riordini che ne deriva aumenta la rotazione, servendo la stessa domanda con livelli di inventario inferiori.

Autore

Timo Idänheimo

Senior Development Manager

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Antti Pohjalainen

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