Case Coop Värmland
Bruk av etterspørselsprognoser for optimert bemanningsplanlegging

For de fleste aktører innen detaljhandelen utgjør personalkostnader vanligvis den største kostnadsgruppen. Det er derfor av stor betydning at dagligvarehandleren Coop Värmland har klart å redusere butikkenes personalkostnader med 6-8%, ved å optimere sin bemanningsplanlegging med RELEX Solutions. Samtidig har de lykkes med å optimere vaktplanene slik at det alltid er riktig antall ansatte på plass, uavhengig arbeidsmengde og kundestrøm. Coop Värmland har sett store forbedringer i ansattes engasjement og butikkenes eksponering, med fulle hyller og ryddige butikker.

Introduksjon

Coop Värmland implementerte RELEX’ løsning for prognostisering og vareforsyning i 2015. Implementeringen ga allerede da imponerende resultater som blant annet økt hylletilgjengelighet, svinnreduksjon og mer automatiserte prosesser.

I 2018 så selskapet muligheten til å forbedre prosessene for en mer effektiv personalhåndtering. I utgangspunktet var de på jakt etter et enkelt system for å håndtere ansattes arbeidstider og oppmøte, samt organisere vaktplaner. Coop Värmland så imidlertid raskt fordelene de kunne oppnå ved å ta i bruk forsyningskjededata for å optimere butikkenes vaktplaner. Coop Värmland valgte å implementere RELEX’ løsning for optimert bemanningsplanlegging og -håndtering.

Løsningen for bemanningsplanlegging er basert på Coop Värmlands eksisterende RELEX’ løsning, og benytter dataene som allerede genereres, som salgs- og vareforsyningsprognoser. Coop Värmland har utnyttet fordelene de har oppnådd ved å optimere vareforsyningen for å kunne forbedre bemanningsplanleggingen.

Bemanningsplanlegging basert på etterspørselsprognoser

Tidligere ble alle vaktplaner administrert manuelt av butikksjefene. Fordi butikksjefene hadde egne strategier, varierte ofte planleggingsprosessene fra butikk til butikk. I tillegg var planleggingen tidkrevende og vaktplanene ble gjerne kopiert fra år til år.

Ved å introdusere optimerte planleggingsprosesser har dagligvareaktøren oppnådd store forbedringer. Fordi Coop Värmland allerede bruker RELEX’ prognostiserings- og vareforsyningsløsning kan de, ved å benytte prognosedata, nøye planlegge for forventet varelevering og kundestrøm – i hver butikk, hver dag, gjennom hele året.

Forsyningskjededataene brukes deretter av RELEX’ verktøy for optimert bemanningsplanlegging for å forbedre vaktplanen, slik at ansatte er tilgjengelige ved behov. Systemet bruker verdifull ansattdata fra både HR-avdelingen og butikksjefene, som for eksempel hvorvidt en ansatt har erfaring fra ferskvare eller kassearbeid. Til slutt tar løsningen hensyn til krav fra arbeidsmiljøloven, tariffavtaler og arbeidskontrakt for å sikre at de planlagte vaktene automatisk oppfyller alle arbeidsvilkår.

Bemanning basert på arbeidsmengde

Butikksjefene har nå bedre oversikt over vaktplanene. De kan enkelt gjøre endringer og notere tid og oppmøte, som for eksempel sykefravær og permisjon. Timelistene sendes også automatisk til lønningssystemet, noe som gir ytterligere tidsbesparelser.

«Ved å bruke etterspørselsprognoser som vi allerede mottar fra RELEX, kan vi bedre matche de planlagte arbeidsvaktene med den faktiske arbeidsmengden. Det gjør oss mer effektive, det sparer oss for tid og penger, og gjør prosessen for bemanningsplanlegging mye mer oversiktlig enn før,» sier Thomas Berglund, CIO i Coop Värmland.

Butikksjefer, ansatte og fagforeningers tilbakemeldinger på systemet har vært svært positive.

«I det siste har det det vært en risiko for at arbeidsvilkårene på arbeidsplassen har forsvunnet i mengden på grunn av den enorme kompleksiteten i bemanningsplanlegging,» sier Kent Hansson, tillitsvalgt i Coop Värmland. «Å ha et system som automatisk tar hensyn til arbeidskontrakter og individuelle avtaler, og som gir ansatte mer fleksibilitet, er et sort fremskritt som alle vinner på.»

Ansatte opplever en økt fleksibilitet i arbeidstiden, takket være et enkelt system som utfører avanserte planleggingsprosesser og tillater butikkene å justere optimeringene individuelt slik at ansattes individuelle ønsker og behov dekkes. Det som tidligere var både tungvint og tidkrevende for travle butikksjefer, er nå en enkel utregning for RELEX. At de ansatte har tilgang til vaktplanen fra mobilen er også et stort pluss.

Tidlige resultater

De første resultatene fra prosjektet er veldig positive. Ikke bare er personalkostnadene redusert med 6-8% der RELEX er i bruk, løsningen har også lettet butikksjefenes arbeidsmengde betydelig. På få sekunder ferdigstiller RELEX vaktplanene som tidligere kostet hver butikksjef mange timers arbeid. Nå trenger de kun gjøre små endringer ved behov, noe som sparer verdifull tid.

«De optimerte vaktene ser veldig bra ut, og planleggingsprosessen er rask. Ved å knytte bemanningsplanleggingen til etterspørselsprognoser og innkommende vareflyt, er det enkelt å sikre at vi har rette personer tilgengelig for oppgavene som skal utføres,» sier Jonas Helgman, butikksjef i Coop Värmland. «Ved vareleveringer pakkes varene ut umiddelbart, og det er ingen halvfulle paller som venter på å tømmes. Ikke bare hyllene som ser bedre ut, men hele butikken – og kundene legger både merke til og setter pris på det.»

Thomas Berglund, administrerende direktør i Coop Värmland, er enig. «For å overleve i dagens detaljhandel gjelder det å dra nytte av alle effektivitetsgevinster du kan,» sier han. «Coop Värmland og RELEX har jobbet tett for sikre at vi leder an i dette, og resultatet vil bli kostnadsbesparelser, mer organiserte butikker og en bedre kundeopplevelse.»