Case Akademibokhandeln
Centraliserad varupåfyllningsprocess för julen

Introduktion

Akademibokhandeln är den ledande bokhandelskedjan i Sverige med 107 butiker runt om i landet samt en nätbutik. Företaget är verksamt inom en väldigt utmanande bransch där nästan 20 % av dess vinst görs under den största försäljningsperioden på året – tre veckor före jul. Dessutom innebär bokhandelsbranschen ett konstant inflöde av nya titlar där efterfrågan måste prognostiseras helt utan tidigare historik. Tillsammans sätter dessa två utmaningar stor press på bokförsäljarnas varuförsörjning.

Bakgrund

Innan Akademibokhandeln arbetade tillsammans med RELEX hade de börjat implementera ett annat system. Implementationen avbröts dock när Akademibokhandeln insåg att systemet inte kunde ge de fördelar som företaget förväntade sig. Systemet kunde inte heller erbjuda en centraliserad varupåfyllnings, något som var viktigt för Akademibokhandeln. Lageruppföljning och orderläggning var både tids- och arbetskrävande, och tog upp en stor del av flera kollegors arbetsveckor. Det här var något som behövde förbättras.

Akademibokhandeln valde att söka efter ett nytt system. Deras största krav på systemet var att kunna centralisera varupåfyllningen samt få ökad insyn och en mer effektiv kontroll över deras största försäljningsperiod – julen.

Den största utmaningen först: Julen

Akademibokhandeln ville kunna hantera hela julsäsongen och alla nya boktitlar, enkelt och effektivt, utan att riskera varken marginalerna eller kundservicen.

Projektet startade under hösten 2014 med ett pilotprojekt där fem butiker ingick. Akademibokhandeln ville testa RELEX-systemet under sin viktigaste försäljningsperiod, julen, innan de tog beslutet om att fortsätta med RELEX.

”Det var då RELEX verkligen visade sitt värde,” säger Anton Hellström, Supply Chain Manager på Akademibokhandeln och på dotterbolaget bokus.com. ”Tack vare att RELEX-systemet är så flexibelt och användarvänligt, kan vi själva enkelt anpassa det efter våra behov, allt eftersom de uppstår. Med traditionella system behöver allt vara specificerat i förväg, vilket gör det svårt att agera snabbt när omständigheterna förändras.”

Under implementationen optimerades systemet så att beställningar läggs på det minsta inköpspartiet, istället för att hantera varje bok enskilt. RELEX försäkrar nu automatiskt att värdebegränsningarna för leverantörer uppnås, vilket minskar det otroligt tidskrävande manuella arbetet. Produkter med låg försäljningsnivå blir automatiskt avvecklade från sortimentet för att fokusera lagret och försäljningen på toppsäljarna. Nedtrappningarna är också finslipade för att säkerställa att lagret på titlarna skall minska till noll vid upphörandedatumet.

Allt det här, tillsammans med möjligheten att prognostisera försäljningen av nya titlar, till exempel genom automatiska säsongsprofiler, hade stor inverkan på processerna under pilotprojektet. Akademibokhandeln var mycket nöjd och bestämde sig för att gå vidare med implementationen av RELEX-systemet. På grund av en del överskottslager behövdes fortfarande några finjusteringar av lagrets säkerhetsnivåer göras, men de gjordes snabbt för att allt skulle fungera smidigt inför nästa säsong. Då hade Akademibokhandeln också hunnit rulla ut RELEX i alla sina butiker.

Implementationen flöt på smidigt och bokhandelns egna personal inom IT och varuförsörjning hade en viktig roll i processen. ”Våra kollegor på Akademibokhandeln var väldigt öppna, angelägna om att bemästra systemet, och tog snabbt tag i varje ny utmaning,” säger Johanna Småros, CMO och medgrundare av RELEX Solutions.

Resultat

RELEX uppfyllde alla mål som Akademibokhandeln hade lagt upp. Under julen ökade tillgängligheten med mer än två procentenheter och under övriga perioder med en och en halv procentenhet. Akademibokhandeln har nu en fullt centraliserad prognostiserings- och varupåfyllningsprocess som styrs centralt i organisationen. Dessutom, med förbättrad tillgänglighet av både nya böcker och det ordinarie sortimentet kan julsäsongen nu hanteras mer effektivt.

”Eftersom 20 % av den årliga försäljningen förekommer under en treveckorsperiod, ställs vi mot en extremt utmanande och intensiv period, sett ur ett varuförsörjningsperspektiv”, säger Hellström. ”Det var under dessa tre veckor som RELEX-teamet verkligen visade vad de går för och att deras system kan hantera det. Med RELEX kan vi vara säkra på att allt fungerar som det ska.”

Akademibokhandeln ville säkerställa att de fick fortsatt input från både butikscheferna och butikspersonalen, även efter att allt blivit centraliserat. Inom bokhandelssektorn uppskattas oftast den lokala produktkunskapen och entusiasmen. Så, trots att allting hanteras centralt kan butikspersonalen fortfarande välja ut titlar att lyfta fram, vilket främjar känslan av engagemang samt hjälper butikerna att behålla sin individuella karaktär och att skapa en länk till den lokala läsekretsen.

Dessutom har tiden som Akademibokhandeln lägger på kontinuerlig orderläggning minskat, vilket betyder att de istället kan lägga mer fokus på exceptionell kundservice. Arbetet med orderläggning tar nu endast några få timmar per vecka för två personer, istället för flera timmar av flera personer.