Case Coop Värmland
Effektivare personalplanering, optimerad med varuförsörjningens prognoser

Personalkostnaderna utgör oftast den största kostnadsgruppen för de allra flesta aktörerna inom detaljhandeln. Därför är det mycket betydelsefullt att dagligvaruhandlaren Coop Värmland har lyckats sänka sina butikers personalkostnader med hela 6–8 % genom att optimera sin personalplanering med RELEX. Samtidigt har de även lyckats optimera schemaläggningen så att rätt mängd personal alltid finns på plats vid tillfällen av både hög och låg arbetsbelastning. Det här har förbättrat både personalens engagemang och butikernas utseende, med fyllda hyllor och undanplockat i gångarna.

Introduktion

Coop Värmland implementerade RELEX lösning för prognostisering och varuförsörjning under 2015 och uppnådde redan då fantastiska resultat inom bland annat ökad tillgänglighet på hyllan, minskat svinn, och mer automatiserade processer.

Under 2018 fick dom upp ögonen för att förbättra sina processer för effektivare personalhantering. Till en början var de ute efter ett enkelt system för att hantera personalens arbetstid och närvaro, samt för att lägga upp arbetsskift. Coop Värmland insåg dock snabbt att det fanns fördelar som kunde uppnås genom att använda data från varuförsörjningen för att optimera butikspersonalens arbetsskift. De valde då att implementera RELEX lösning för optimerad personalplanering och -hantering.

Personalplaneringslösningen bygger på Coop Värmlands befintliga RELEX-lösning och använder den data som redan genereras – så som försäljning och leveransprognoser. Coop Värmland har tagit till vara på de fördelar som de uppnått från effektiviseringen av sin varuförsörjning till att kunna förbättra sin personalplanering.

Fördelen med att basera personalplaneringen på efterfrågeprognoser

Tidigare gjordes all schemaläggning för personalen manuellt av butikscheferna och processen för schemaläggning varierade från butik till butik. Varje butikschef hade sin egen strategi, och eftersom planeringen var väldigt tidskrävande kopierades ofta skiften från det ena året till det andra.

Genom att introducera optimeringar har man uppnått stora förbättringar. Eftersom Coop Värmland redan använder RELEX prognostiserings- och varuförsörjningssystem kan dom noggrant planera när leveranser förväntas komma in, när kunder besöker butiken, och när försäljningstoppar uppstår – i varje butik, under hela dagen, och varje dag på året.

Denna varuförsörjningsdata används sedan av RELEX verktyg för personaloptimering för att förbättra schemaläggningen, så att personalen är tillgänglig när det behövs. Systemet tar in värdefull information från både HR-avdelningen och från butikscheferna om personalens kunskaper, till exempel huruvida en butiksmedarbetare har erfarenhet av delikatessdisken eller kassaarbete. Till sist tar lösningen hänsyn till krav från anställningslagar, kollektivavtal och anställningsavtal för att säkerställa att de planerade skiften automatiskt följer alla villkor.

Arbetsskift som matchar arbetsbelastningen bättre

Butikscheferna har nu en bättre överblick av arbetsskiften. De kan enkelt göra ändringar och notera tid och närvaro, så som sjukfrånvaro och ledighet. Skiften skickas även automatiskt till lönesystemet, vilket sparar ytterligare tid.

”Genom att använda efterfrågeprognoser som vi redan får från RELEX kan vi på ett bättre sätt matcha de planerade arbetsskiften med den faktiska arbetsmängden. Det gör att vi blir mer effektiva, det sparar oss tid och pengar, och gör att processen för personalplanering är mycket mer transparant än innan,” säger Thomas Berglund, CIO på Coop Värmland.

Butikschefernas, personalens och fackförbundets reaktioner på systemet har varit entusiastiska.

”Tidigare har det funnits risk för att arbetsvillkoren har försvunnit in i mängden eftersom att skiftplanering är så komplext,” säger Kent Jansson, facklig representant på Coop Värmland. ”Genom att ha ett system som automatiskt tar hänsyn till avtal och anställningslagar, och som dessutom ger medarbetarna mer flexibilitet, är ett stort steg framåt. Alla vinner på det.”

Medarbetarna upplever också ökad flexibilitet i arbetstid tack vare att systemet kan utföra avancerade planeringsprocesser som tar hänsyn till medarbetarnas individuella önskemål och behov. Det som tidigare var både omständligt och tidskrävande för en upptagen butikschef, är nu en enkel uträkning för RELEX. Möjligheten att se arbetsskift direkt i mobilen ses också som ett stort plus av personalen.

Tidiga resultat tyder på en lovande framtid

De första resultaten från projektet är väldigt positiva. Inte nog med att personalkostnaderna har minskat med 6–8 % där RELEX används, lösningen har också i stor utsträckning lättat på arbetsbördan för butikscheferna. RELEX kan på bara ett par sekunder utföra planeringen som tidigare kostade varje butikschef flera timmars arbete. Nu behöver de istället endast göra små justeringar efter behov, vilket sparar värdefull tid.

”De optimerade skiften ser väldigt bra ut och planeringsprocessen är snabb. Genom att länka samman skiftplaneringen med prognoser för efterfrågan och inkommande leveranser är det otroligt mycket enklare att säkerställa att vi har rätt personer tillgängliga för de uppgifter som behövs utföras,” säger Jonas Helgman, Butikschef i Säffle. ”När leveranser kommer in blir varorna uppackade direkt och det är inga halvfulla pallar som väntar på att bli tömda. Det är inte bara hyllorna som ser bättre ut, utan hela butiken – och kunderna både märker och uppskattar det.”

Thomas Berglund, CIO på Coop Värmland håller med. ”I dagens detaljhandel handlar överlevnad om att ta vara på varje effektiviseringsfördel man kan,” säger han. ”Coop Värmland och RELEX har arbetat tätt ihop för att säkerställa att vi leder vägen inom detta, och resultatet kommer att bli kostnadsbesparingar, mer organiserade butiker och en bättre kundupplevelse.”